Izlet na kraju sezone: cjelovit kontrolni popis za trenere mlađih uzrasta

Sezona se bliži kraju, roditelji te već tjednima pitaju za datume, a ti si obećao organizirati izlet svoje ekipe U-11 na kraju sezone. Tri dana, osamnaestero djece, dva pomoćna trenera, jedan autobus, smještaj koji još nije rezerviran i suglasnost roditelja koju nikad nisi napisao.

Izvana izlet na kraju sezone izgleda kao malo dulje gostovanje. Nije. Dvije noći i tri dana neprekidno si odgovoran za maloljetnu djecu: moraš provesti noćni mir, voditi računa o lijekovima, obavještavati roditelje i u hitnom slučaju u nekoliko minuta donijeti prave odluke. A istodobno taj izlet za djecu treba biti vrhunac godine.

Ovaj kontrolni popis vodi te kroz planiranje pravim redoslijedom: najprije format, zatim vremenski plan, budžet, smještaj, nadzor djece, komunikacija s roditeljima i program. Na kraju dobivaš popis za provjeru na dan polaska, da ništa ne zaboraviš.

1. Najprije: jedna noć ili tri dana?

Prije nego što išta rezerviraš, trebaš odgovor na ovo pitanje. O njemu ovise budžet, vrijeme pripreme, broj pratitelja i program.

Praktična pomoć pri odluci: ako to u trenerskom timu radite prvi put, planirajte jedno noćenje u smještaju za grupe najviše sat vožnje autobusom od kuće. Tako u hitnom slučaju u roku od sat vremena netko može doći po dijete, roditelji mogu doći ako zatreba, a vi skupljate iskustvo bez punog rizika trodnevnog izleta. Jeste li kao trenerski tim uigrani i dobro poznajete djecu? Onda su tri dana znatno veći dobitak za povezivanje ekipe.

2. Vremenski plan: što moraš obaviti i kada

Planiraj unatrag od dana polaska. Četiri roka koja označiš u kalendaru:

6 mjeseci prije

• Dobij odobrenje kluba (uprava, voditelj mlađih uzrasta)
• Odredi datum i usporedi ga s rasporedom utakmica lige (ekipe mlađih uzrasta često igraju do lipnja)
• Okvirno odredi budžet po djetetu
• Okvirno suzi izbor odredišta (regija, najdulja vožnja)

3 mjeseca prije

• Obvezujuće rezerviraj smještaj (smještaj za grupe i hosteli za mlade krajem sezone brzo se popune)
• Rezerviraj autobus (vidi odjeljak o prijevozu)
• Zakaži roditeljski sastanak i pošalji pozive
• Konačno sastavi trenerski tim (tko putuje, tko je osoba za kontakt)
• Provjeri u klubu kako ste osigurani

4 tjedna prije

• Održi roditeljski sastanak
• Podijeli suglasnosti i odredi rok za povrat (najmanje 2 tjedna prije polaska)
• Zaključi popis sudionika, vodi listu čekanja za zamjene
• Detaljno isplaniraj program na odredištu
• Prikupi kontakte za hitne slučajeve i podatke o lijekovima

1 tjedan prije

• Složi mapu za hitne slučajeve (vidi zaseban odjeljak)
• Provjeri zadnje uplate
• Provjeri vremensku prognozu i roditeljima pošalji konačan popis za pakiranje
• S roditeljima dogovori telefonski lanac obavještavanja i pravila komunikacije
• Još jednom uskladi uloge u trenerskom timu (tko radi što)

3. Budžet: koliko izlet od tri dana realno stoji

Kalkulacija budžeta ima pet stavki:

• Prijevoz (autobus s vozačem: dnevna cijena plus paušal za noćenje vozača)
• Smještaj (puni pansion u smještaju za grupe ili hostelu za mlade, po djetetu po noći)
• Program na odredištu (ulaznice za dvoranu za penjanje, bazen, minigolf, najam terena za prijateljsku utakmicu)
• Vlastita hrana (grickalice za put, sitnice izvan plana)
• Rezerva (oko 10–15 % za nepredviđeno)

Izlet se obično financira kombinacijom doprinosa roditelja, klupske blagajne (često fiksna potpora po izletu mlađih uzrasta) i sponzora. Mnoge ekipe to kombiniraju s akcijom koju vode sama djeca: skupljanje povratne ambalaže, prodaja kolača na domaćoj utakmici, radna akcija u klubu. To smanjuje doprinos roditelja i još jednom poveže ekipu prije izleta.

4. Smještaj i prijevoz

Smještaj: na što zaista treba paziti

Hosteli za mlade i smještaj za grupe dva su uobičajena izbora. Tri stvari razjasni prije rezervacije:

• Višekrevetne sobe ili zajednička spavaonica? Višekrevetne sobe (4 do 6 kreveta) su bolje. U zajedničkoj spavaonici noću će sigurno biti sukoba i manje mira.
• Zasebne sobe za trenere? Obavezno, i po mogućnosti na istom katu kao djeca. Tako čuješ ako se noću nešto događa.
• Sanitarni čvorovi (tuševi na svakom katu, odvojeno za dječake i djevojčice)

Prijevoz: autobus umjesto roditeljskih automobila

Autobus s profesionalnim vozačem unatoč višoj cijeni jasna je preporuka. Razlozi:

• Osiguranje: osiguranje od odgovornosti prijevoznika pokriva prijevoz. Kod vožnje roditeljskim automobilima u slučaju spora odgovara privatni vozač.
• Vrijeme vožnje: profesionalni vozači poznaju propise o odmorima. Roditelji voze u petak navečer nakon posla, to nije usporedivo.
• Nadzor: u autobusu su ti sva djeca na okupu, možeš ih prebrojati, davati upute, dijeliti opremu. S tri automobila gubiš grupu.

Autobus rezerviraj zajedno s povratkom u točno određeno vrijeme. „Ostati fleksibilan“ na dan puta znači samo da planiranja nema.

5. Nadzor djece: dio zbog kojeg ne spavaš

Nadzor djece je tema koja volontere najviše brine, a istodobno ona kojoj većina članaka posvećuje premalo prostora. Izvorni članak pisan je za Njemačku, gdje je temelj § 832 njemačkog Građanskog zakonika (BGB): tko preuzme nadzor nad maloljetnicima, odgovara za štetu koju oni prouzroče ako je povrijedio dužnost nadzora. U Hrvatskoj je pravni okvir drugačiji. Prije izleta u klubu provjeri koja pravila i obveze vrijede za tebe kao pratitelja.

U svakodnevici izleta na kraju sezone to znači tri stvari.

Omjer pratitelja

Kao uobičajeno pravilo: najmanje dva pratitelja, i najviše osmero djece po pratitelju za djecu od 10 do 14 godina. S osamnaestero djece i tri pratitelja dobro si pokriven. Kod mlađe djece (U-9 i U-11) računaj prije s 1:6, a kod starijih (U-15 i U-17) možeš ići na 1:10 ako je grupa uigrana.

Važno: uvijek moraju biti prisutne barem dvije odrasle osobe. I kad nakratko ideš natočiti gorivo, jedna ostaje s grupom.

Noćni mir i obilazak soba

• Čvrst noćni mir (npr. u 22:30 za U-11 i U-13, kasnije za starija godišta)
• Obilazak soba oko 23:30, nakon toga tišina
• Soba pratitelja u istom hodniku, vrata ne zaključavaj

Alkohol, pušenje, bijeg

Jasno pravilo prije izleta (na roditeljskom sastanku i na dogovoru s djecom): alkohol i pušenje su zabranjeni. Kršenje povlači jasan postupak koji unaprijed dogovoriš s roditeljima (poziv, u krajnjem slučaju roditelji dolaze po dijete). Kod mobitela su blokovi vremena pred ekranom izvediviji od potpune zabrane.

6. Komunikacija s roditeljima: jednom kako treba, i nikad više stresa

Roditeljski sastanak najvažniji je događaj prije izleta. Ne služi za ćaskanje uz kavu, nego da razjasniš svaku nejasnoću prije nego što postane problem.

Dnevni red roditeljskog sastanka (60 do 75 minuta)

• Datum, ruta, smještaj (10 min)
• Program na odredištu (10 min)
• Troškovi, način plaćanja, rokovi (10 min)
• Nadzor i pravila (10 min)
• Zdravlje: lijekovi, alergije, prehrana (10 min)
• Mobitel, vrijeme pred ekranom, dostupnost (5 min)
• Lanac obavještavanja u hitnom slučaju (5 min)
• Pitanja (10 min)

Suglasnost roditelja

Što obavezno mora biti u njoj:

• Suglasnost za sam izlet (potpis oba roditelja ili skrbnika)
• Popis lijekova s dozama i vremenom uzimanja
• Alergije i posebne prehrambene potrebe
• Zna li dijete plivati (ako je u planu odlazak na bazen)
• Dopuštenje za fotografije i video za ekipne fotografije
• Kontakti za hitne slučajeve: dva telefonska broja koja su za vrijeme izleta sigurno dostupna
• Osobe ovlaštene preuzeti dijete (ako dijete mora ranije kući)
• Podaci o zdravstvenom osiguranju i preslika zdravstvene iskaznice

WhatsApp grupa za roditelje

Otvori grupu za roditelje, ali jasno reci: jedna obavijest dnevno, a ne sedam. Na primjer navečer nakon večere kratak tekst i dvije grupne fotografije. Pitanja pojedinačno, privatnom porukom. Inače ćeš na kraju prvog dana imati pedeset nepročitanih poruka i samo ćeš još tipkati.

7. Program na odredištu: trening, team building, slobodno vrijeme

Provjeren okvir za izlet od četvrtka do subote:

• 1. dan (čet.): dolazak, raspodjela soba, lagani večernji trening s oblicima igre (najviše 60 min), zajednička večera, logorska vatra ili večer društvenih igara.
• 2. dan (pet.): doručak, prijepodnevni trening (tehnika, 75 min), ručak, poslijepodne team building (lov na blago, penjanje, zabavni park), večera, večer ekipe (film, igre).
• 3. dan (sub.): doručak, završni trening ili prijateljska utakmica (vidi sljedeći odjeljak), ručak, povratak kući.

Važno: ne pretjeruj s opsegom treninga. Najviše dva treninga dnevno sasvim su dovoljna, a drugi neka bude kroz igru, a ne kondicijski. U okviru iznad ionako je predviđen jedan trening dnevno; drugi dodaješ samo ako grupa za njega ima volje. Izlet na kraju sezone treba biti zabavan, a ne izgledati kao pripreme profesionalaca.

Ideje za team building koje ne koštaju mnogo:

• Lov na blago u obližnjoj šumi ili mjestu (pripremaju ga pomoćni treneri)
• Krug uz logorsku vatru s pitanjem za svakoga („Koji ti je bio najbolji trenutak sezone?“)
• Mali turnir ekipe u kreativnim formatima (nogotenis, 3 + 1 protiv 3 + 1 na malom prostoru)
• Završna svečanost zadnju večer s malim priznanjem za svako dijete, a ne samo za „najboljeg strijelca“

8. Dodatak: mini-turnir ili prijateljska utakmica na odredištu

Ako je smještaj blizu nekog kluba, nameće se prijateljska utakmica ili mali mini-turnir protiv lokalne ekipe mlađih uzrasta. To je sportski vrijedno (drugi protivnik, drugačiji stil igre) i pravi vrhunac izleta.

Što ti treba:

• Kontakt s lokalnim klubom (javi se 2 do 3 mjeseca prije izleta)
• Rezervacija terena (često preko kluba domaćina)
• Dogovoren format igre (jedna duga utakmica ili tri do četiri kratka oblika igre u ukupno 90 minuta)
• Sudac (za prijateljsku utakmicu dovoljan je jedan od pomoćnih trenera)

Planiraš li mini-turnir s dvije ili tri lokalne ekipe, trebaju ti raspored, ljestvica i vođenje rezultata. U Hrvatskoj i natjecanja najmlađih u pravilu vode rezultate i ljestvicu, pa će to domaćinima biti poznato. Sve to mora funkcionirati na terenu bez laptopa. Digitalni alat kao što je AreaCopa preuzima taj posao: dodaš ekipe, raspored se generira automatski, rezultate upisuješ na mobitelu. Ljestvica se ažurira u stvarnom vremenu, a roditelji mogu pratiti uživo.

Detaljan kontrolni popis za organizaciju turnira naći ćeš u vodiču za organizaciju nogometnog turnira.

9. Mapa za hitne slučajeve: što ide u omotnicu

Tiskana mapa (ne samo Google dokument) na dan polaska ide s tobom u autobus. Sadržaj:

• Popis sudionika s imenom, datumom rođenja i adresom
• Za svako dijete: dva telefonska broja za hitne slučajeve (barem jedan mora biti dostupan danonoćno)
• Za svako dijete: raspored lijekova s dozama i vremenom uzimanja
• Za svako dijete: alergije i posebnosti
• Preslike zdravstvenih iskaznica
• Adrese i telefonski brojevi: najbliža liječnička ordinacija, najbliža bolnica, centar za kontrolu otrovanja
• Kontakti smještaja (fiksni telefon, osoba za kontakt na licu mjesta)
• Kontakti prijevoznika
• Plan za hitne slučajeve: tko koga obavještava i kojim redoslijedom (roditelji, voditelj mlađih uzrasta, uprava kluba)

Mapa je nadohvat ruke glavnoj odgovornoj osobi, a kopiju (bez osjetljivih zdravstvenih podataka) voditelj mlađih uzrasta drži kod kuće. Tako je i u najgorem slučaju dostupan netko tko zna o čemu se radi.

10. Popis za provjeru na dan polaska

Na dan polaska glava je puna. Ovaj popis ujutro prije polaska prođi točku po točku i označi kvačicom:

• Popis sudionika potpun (uspoređen sa suglasnostima)
• Sve suglasnosti potpisane i u registratoru
• Mapa za hitne slučajeve u autobusu
• Lijekovi sve djece prikupljeni i označeni
• Komplet prve pomoći i rashladna torbica na broju
• Gotovina za hitne slučajeve (oko 100 do 200 €)
• Kontakti smještaja u mobitelu i na papiru
• Kontakt autobusa (broj vozača) u mobitelu
• Završno brojanje prije polaska: sva djeca, svi koferi, svi pratitelji
• WhatsApp grupa za roditelje: poruka o polasku pripremljena
• Vremenska prognoza za sva tri dana provjerena i proslijeđena
• Punjač za mobitel i prijenosna baterija za trenere

Redoslijed prije polaska: prebroji, utovari, ponovno prebroji, kreni. Ne obrnuto.

Zaključak: od prvog puta do rutine

Prvi izlet na kraju sezone djeluje kao mali državni posjet. Od drugog mnogo toga postaje rutina: predlošci suglasnosti, kontakti u autobusnoj tvrtki, standardni dnevni red roditeljskog sastanka. Ostaje pažnja za tu jednu grupu, taj jedan izlet, tu drugačiju djecu.

Izlet će biti vrhunac trenerske godine. Za tebe, za trenerski tim, za djecu. Dobro se pripremi, na dan puta ostani miran, a nakon toga s pomoćnim trenerima napravi kratku analizu da sljedeći izlet bude još bolji.

Kontrolni popis za preuzimanje

Izlet od tri dana kao predložak za planiranje koji možeš ispisati: odluka o formatu, rokovi, budžet, nadzor djece, komunikacija s roditeljima i popis za provjeru na dan polaska.

Izvori

• Njemački Građanski zakonik (BGB), § 832 Haftung des Aufsichtspflichtigen („Odgovornost osobe dužne nadzirati“). Njemačka zakonska osnova građanskopravne odgovornosti osoba koje su ugovorom ili po zakonu preuzele nadzor nad maloljetnicima. Ne vrijedi u Hrvatskoj.
• DFB (Njemački nogometni savez): Jugendordnung, svezak 08, stanje od 16.07.2024. Njemačka klupska pravila za aktivnosti mlađih uzrasta i standardi osiguranja članova klubova preko sportskog osiguranja njemačkih zemaljskih sportskih saveza.
• DGUV (njemačko zakonsko osiguranje od nezgode): Vorschrift 1 — Grundsätze der Prävention. Njemački zahtjevi za nadzor na klupskim putovanjima, minimalni standard za omjer pratitelja (najviše 8 do 10 djece po odrasloj osobi za dob od 10 do 14 godina).