Futbol turnuvası düzenleme: antrenörler için zaman planı, bütçe ve dijital araçlarla eksiksiz kontrol listesi

Bir futbol turnuvası düzenlemek çoğu antrenör için yılın en güzel işidir. Aynı zamanda da akşam 23.00’te mutfak masasında hâlâ kafa patlatılan iştir. Sekiz takım mı sığar, on takım mı? Maçlar ne kadar sürsün? Köfteyi kim alacak ve yarı final tutulan saat aralığına yetişecek mi?

Sorun turnuvaların “zor” olması değil. Sorun, aynı anda fazla sayıda ipin bir arada tutulması: takımlar, fikstür, malzeme, ikram, kurallar, veliler, hakemler, hava. Bir yerde plan eksikse turnuva günü doğaçlama başlar; doğaçlama da zaman, sinir ve oyun dakikası götürür.

En sık yapılan planlama hatalarından (payı olmayan sıkışık bir program, muğlak bir son kayıt tarihi ya da ancak bir akşam önce oturan bir fikstür) bu listeyi yukarıdan aşağı işleyerek kurtulursun.

Bu rehber sana eksiksiz bir kontrol listesi verir. Neyin ne zaman bitmiş olması gerektiğini, hangi kararları erken vermen gerektiğini, bütçeyi nasıl hesaplayacağını, bagaja hangi malzemenin gireceğini ve dijital bir aracın fikstür bakımını nasıl senden aldığını görürsün. İster ilk turnuvanı planlıyor ol, ister işin rutini olsun: adım adım anlatım, 12 haftalık hazırlıktan ödül törenine kadar her aşamayı kapsar. Turnuva planlamasına dair diğer rehberlerin tamamını, her takım sayısı için fikstürlerden özel formatlara kadar, turnuva planlaması derlemesinde bulabilirsin.

Bir futbol turnuvasını yedi adımda düzenler ve planlarsın:

1. Tarihi ve ana verileri belirle (yaklaşık 12 hafta önce): İlk e-posta çıkmadan tarih, takım sayısı, usul ve bütçe netleşmiş olsun.
2. Takımları davet et ve hakem iste (yaklaşık 8 hafta önce): Davet metnini gönder, kabulleri ve yedek listeyi takip et.
3. Kayıtları kapat ve fikstürü kur (4 hafta önce): Takım sayısını kesinleştir, fikstürü ve zaman bütçesini çıkar.
4. Malzemeyi ve B planını hazırla (1 hafta önce): Malzeme listesini işle, hava için yedek planı belirle.
5. Kurulumu yap ve takımları karşıla (turnuva günü, erken saat): Sahaları çiz, rolleri dağıt, kayıtları al.
6. Turnuvayı yürüt: Fikstürü canlı tut; molaları, sakatlık önlemini ve centilmenliği gözden kaçırma.
7. Ödül töreni ve değerlendirme: Kupaları ver, topla, gönüllülere teşekkür et, ekiple kısa bir değerlendirme yap.

Her adımı aşağıda, hazırlık süresine göre bölümlenmiş biçimde ayrıntılı anlatıyoruz.

Doğrudan başlamak istiyorsan: Tek sayfalık kontrol listesi ve ayrıntılı çalışma kitabı bu rehbere eşlik eder ve yedi adımın hepsini kapsar.

12 hafta önce: tarih ve temel kararlar

İlk e-postayı göndermeden önce dört şeyin oturmuş olması gerekir. Yoksa sonradan iki katı zaman kaybedersin.

Turnuva usulü

Usul; süreyi, heyecanı ve takım başına düşen oyun süresini belirler. Kulüp turnuvaları için gerçekçi beş seçenek:

12 takımlı tipik bir gençlik turnuvasında elinde iki sağlam seçenek var. Grup aşaması + eleme usulü net bir doruk noktası verir, ama her gruptan yalnızca ilk dört takım eleme çizelgesine girer; geri kalanlar grup aşamasından sonra evine döner. Her takımın eşit oynaması senin için önemliyse grup aşaması + sıralama grupları daha iyi tercih: herkese on maç, karşılığında final yok.

İkisi de önemliyse (hem eşit maç sayısı hem gerçek bir final) orta yol grup aşaması + tam sıralama. Grup aşamasından sonra her takım iki sıralama maçı oynar: çapraz yarı finaller, ardından kendi çizelgesi içinde finaller. Sonunda 1. sıra için bir final dahil olmak üzere eksiksiz bir 1.–12. sıralama çıkar. Daha çok oyun süresi ister, ama her takıma gerçek bir sıra verir.

Katılımcı sayısı küçüldüğünde çizelge mantığı çöker: tam dört takım için dört takımlı turnuva rehberindeki dört varyant temiz referanstır; her varyant için eşitlik bozma sırası ve gün planı da orada. Tek günlük turnuvanın tamamını tek bir aralığa sıkıştırmak isteyen (4 ila 12 takım, sabah/öğleden sonra/tam gün) uygun fikstürleri tek günlük turnuva rehberinde bulur.

Tek günlük bir turnuva yerine, sürekli bir puan durumuyla ilerleyen bütün bir sezon istiyorsan doğru format kendi futbol ligini kurmaktır.

Yaş kategorisi ve saha ölçüsü

Bir U-11 turnuvasının koşulları U-15 büyük saha turnuvasınınkiyle aynı değildir. Türkiye’de ölçüyü Türkiye Futbol Federasyonu’nun (TFF) lig düzeni verir. Bu düzende U-11 en alt kategoridir; altında federasyon maçı yoktur, U-10 ve daha küçükler için TFF ne bir oyun formatı ne bir maç süresi yayımlıyor. 2026-2027 statüsüne göre U-11 ve U-12 liginde puantaj uygulanmaz. U-13 maddesinde play-off maçları yazılıdır, puan eşitliğinde Madde 19 geçerlidir. Bir sonraki kırılma daha yukarıda: puan durumunu ve sonuçları TFF’ye ileten ve bir Türkiye Şampiyonası’na bağlanan kategoriler yalnızca U-19, U-17, U-15 ve U-14. Bu statüde U-16 ve U-18 kategorisi yoktur.

TFF’nin 2026-2027 Yerel Amatör Ligler Statüsü’ndeki oyun formatları, Türkiye’de düzenleyeceğin bir turnuvanın referansıdır:

TFF’nin 2026-2027 statüsü hiçbir kategori için saha ya da kale ölçüsü yazmıyor, maçları IFAB Oyun Kuralları’na bağlıyor. Küçük saha için bir ölçü arıyorsan federasyonda bulamazsın; sahayı elindeki tesise göre kurar ve ölçüyü davette yazarsın.

Federasyonun kendi başvuru formunda saydığı beş turnuva türü de kayıt aşamasında işine yarar: Futbol Turnuvası (11x11/10x10/9x9/8x8), Mini Futbol Turnuvası (7x7/6x6/5x5), Halı Saha Futbol Turnuvası (7x7/6x6/5x5), Futsal Turnuvası ve Plaj Futbolu Turnuvası.

Turnuvada maç süresi ve günlük yük

Okuduğumuz TFF belgelerinde turnuvalar için ne bir maç süresi ne de bir takımın bir günde oynayabileceği maç ya da dakika için bir üst sınır var. Ne Özel Müsabaka ve Turnuva Talimatı’nda ne de HiF Turnuvaları Talimatı’nda böyle bir rakam var. Yazılı olan tek bağ şu: HiF Turnuvaları Talimatı’na göre 15 yaş altı oyunculara yönelik turnuvalarda TFF’nin o yaş grupları için belirlediği oyun kuralları uygulanır, yani yukarıdaki tablo.

Tablodaki süreler lig maçı süreleridir. Bu rehberin fikstür örnekleri 10 ila 15 dakikalık kısa maçlarla hesaplar; bu bir federasyon kuralı değil, tek günlük turnuvanın pratiğidir. Kısaltılmış bir maç süresinin 15 yaş altı bir turnuvada onaylanıp onaylanmayacağını talimatlar yazmıyor. Maç süresini bu yüzden başvuruya açıkça yaz ve onayı bekle.

Günlük yük için federasyon rakamı olmadığından ölçü sende: takım başına toplam oyun dakikasını hesapla ve maçlar arasına mola koy. Bunun nasıl yapılacağını turnuva günü bölümünde bağlantısı verilen yük rehberi anlatıyor.

Saha müsaitliğini de aynı anda kontrol et. Küçük saha formatlarında birden çok paralel saha gerekir; örneğin 5’e 5 oynayan 12 takım aynı anda altı saha doldurur. U-13 büyük saha turnuvası için en az bir tam saha, tercihen iki lazım. Çocuk futbolundaki oyun formatlarının derli toplu özetini çocuk futbolunda yeni oyun formatları rehberimizde bulursun.

U-11 ve U-12: sonuç, puan durumu ve ödül

Statünün cümlesi lig içindir: U-11 ve U-12 Yerel Amatör Liginde puantaj uygulaması yapılmaz. Bu cümlenin söylemediği şeyler de var. Tek tek maç sonuçlarının duyurulup duyurulamayacağını yazmaz. Bir kulübün kendi U-11 ya da U-12 turnuvasında final oynatıp oynatamayacağını, kupa verip veremeyeceğini de yazmaz; TFF bu konuda bir kural yayımlamıyor. HiF başvuru formu düzenleyenden yalnızca birincilik, ikincilik ve üçüncülük ödülünü sorar. Hakemsiz bir şenlik usulü ya da “herkese madalya” kuralı da TFF belgelerinde yok.

Karar yani senindir ve başvuruda yazdığın maç sistemiyle bağlanır. Puan durumsuz oynatmak istersen klasik anlamda ön tur, yarı final ve ödül töreni planlamazsın; sabit süreli turlar, aralarda molalar ve sonda bütün çocuklara katılım belgesi verilen kısa bir kapanış planlarsın. Lige kayıtlı maçlarda ise statü ve ilinin müsabaka esasları geçerlidir.

Tarih planlaması

Bir tarihe karar vermeden önce en az üç takvimi kontrol et:

1. Resmî maç takvimi: TFF’nin Özel Müsabaka ve Turnuva Talimatı’na göre kulüpler özel turnuvayı ancak resmî maçların sona erdiği ya da resmî maçlara ara verildiği dönemlerde düzenleyebilir. Yerel Amatör Ligler Statüsü de açık: özel turnuva yüzünden lig maçı ertelenmez. İlinin fikstürüne bak ve tarihi sezon arasına, devre arasına ya da sezon sonuna koy.
2. Okul tatilleri: Yarı boş kadrolar, son dakika iptallerinin en sık sebebidir.
3. Yereldeki diğer turnuvalar: Aynı hafta sonu civarda başka turnuva varsa kabul oranın düşer.

İdeal hazırlık süresi: 12 hafta, yani üç ay; tarih aramak ve sahayı ya da salonu tutmakla başlar. Bunun altında takım bulmak sıkışır, üstünde kulüpler daveti unutur. Bu süre TFF izni için de gerekli: kulüp turnuvası başvurusu için talimat gün olarak bir süre yazmıyor, başvuru dosyası ise ancak saha tahsisi ve takımların taahhütleri elindeyken tamamlanır.

Bütçe çerçevesi

Hesabı erken yap, turnuvadan bir hafta önce değil. Tipik kalemler:

• Saha ya da salon kirası
• Hakem (ücret ve harcırah; TFF’ye başvurulan kulüp turnuvasında önceden yatırılır)
• Sağlık hizmeti (aynı başvuruda doktor ve ambulans taahhüt edilir)
• Toplar, sarf malzemesi, madalyalar, kupalar
• İlk yardım malzemesi
• İkram alışverişi (kulüp kendi ikramını yapıyorsa)
• Baskı giderleri (katılım belgeleri, fikstür, kural sayfası)

Katılım ücreti için basit kural: (sabit giderler + yüzde 15 emniyet payı) ÷ takım sayısı. 8 takım ve 240 € sabit giderde bu, takım başına yaklaşık 35 € eder. Bu yazıdaki tutarlar euro cinsinden örneklerdir; bunları büyüklük sırası olarak al ve kendi fiyat seviyeni koy. Tutarı davette duyur ki turnuva günü tartışma çıkmasın.

Tablonun gösterdiği şey dikkat ister: üç senaryoda takım başına düşen ücret 55 ile 58 € arasında neredeyse sabit kalıyor. Sebebi, turnuva büyüdükçe yalnızca sabit giderlerin değil değişken giderlerin de (ikram, madalya, top) birlikte büyümesi. Sabit gider gerçekten bölüşülür (aynı saha, aynı hakem, daha çok takım) ve işte ücret ancak o zaman düşer. Yani ücreti aşağı çekmenin yolu takım sayısını artırmak değil, sabit bloğu küçültmek: sahayı ucuza ya da bedava almak, ya da sabit kalemleri yerel sponsorlara yıkmak.

Yerel sponsorluk: fırın, kasap, banka

Bir kulüp turnuvası kendini nadiren yalnız katılım ücretiyle finanse eder; yerel sponsorlar gerçek maliyetle makul katılım payı arasındaki boşluğu kapatır. Tecrübeye göre üç kaynak işler:

• Gıda ve fırıncılık: Fırın, kasap ve içecek bayileri çoğunlukla ayni destek verir (ekmek, köfte, içecek kasası); karşılığında bir afiş ve açılış konuşmasında anılmak yeter.
• Banka şubeleri ve kurumsal sponsorlar: Banka şubelerinin ve büyük işletmelerin sosyal sorumluluk bütçeleri vardır; belediyelerin çocuk turnuvalarına destek verdiği de sık görülür. Başvuru çoğu yerde iki ayrı onaydan geçtiği için en az sekiz hafta öncesinden başla.
• Yerel esnaf ve hizmet sağlayıcılar: Oto galeri, doğalgaz-tesisat firması ya da mali müşavir çoğu zaman en güçlü gruptur, ama kişisel bağ ister. Soğuk temasa geçmeden önce kulüp yönetimine sor, kim kimi tanıyor.

Tarih, turnuva büyüklüğü, beklenen seyirci sayısı ve somut karşılığı içeren tek sayfalık bir yazı hazırla ve elden ver: elden verilmiş üç mektup, 20 toplu e-postayı döver. Hazır şablon aşağıdaki çalışma kitabı indirmesinde. 12 takımlı bir turnuva için gerçekçi hedef üç-dört sponsordan toplam 500 € civarıdır; böyle başlayan, her yıl sıfırdan sponsor aramak yerine ertesi sezon için sabit bir hat kurar.

Salon mu, açık hava mı? Hızlı karar ağacı

Format kararını vermek için dört soru yeter:

1. Sezon: Kasım–mart → salon ya da halı saha. Mayıs–eylül → açık hava. Nisan ve ekim → hava riski; mümkünse kapalı tercih et.
2. Takım sayısı: 8 takıma kadar her salon yeter. 10 takımdan itibaren ya paralel saha ya da uzun bir salon günü gerekir. Bu noktada iki sahalı açık hava çoğu zaman daha temiz çözümdür.
3. Yaş kategorisi: U-11 ve U-12 → TFF liginde kaleci dahil en fazla 8 kişilik takımlar, yani küçük saha ve mümkünse yan yana birkaç saha. U-13 ve üzeri → en fazla 11 kişi, büyük saha tercih edilir.
4. Bütçe: Salon kirası tipik saha ücretinin 2 ila 3 katıdır; buna karşılık açık havada ek kalemler azdır (elektrik yok, tesis görevlisi farkı yok).

Cevaplar salonu işaret ediyorsa salon turnuvası düzenleme rehberimiz 8 takım / 3 saat formatına daha derin giriyor. Bu yazı 8 ila 16 takımlı açık hava kulüp turnuvasında kalıyor.

Sigorta, izin ve hukuk

Birkaç hukuki noktayı en baştan netleştirmek en iyisidir, çünkü hazırlık süresi isterler ve ilden ile, belediyeden belediyeye değişebilirler. Aşağıdaki liste hukuki danışmanlığın yerini tutmaz; neyi kontrol etmen gerektiğini gösterir:

• TFF izni: Futbol Müsabaka Talimatı’nın 6. maddesi kısa ve nettir: TFF’den izin alınmadan hiçbir maç yapılamaz. İzin için iki ayrı yol vardır, ikisi de aşağıda. Bir kulübün kendi gençlik turnuvasının hangi yola girdiğini talimatlar açıkça yazmıyor; bu yüzden ilk işin bunu sormak.
• Sağlık: Kulüp turnuvası başvurusunda, turnuva boyunca güvenlik ve sağlık hizmetinin (doktor ve ambulans) sağlanacağına dair bir taahhütname istenir. Aynı talimata göre özel maç ve turnuvalarda oynayan futbolcular için Futbolcu Sağlık Raporu gerekir; oyuncuların sağlık durumu dahil bütün sorumluluk kulüplerindedir.
• Çocuk koruma: TFF’nin Futbolda Sporcu Esenliği ve Çocuk Koruma Talimatı’na (Şubat 2023) göre çocuklarla çalışan ücretli ya da gönüllü herkes işverenine her yıl yeni bir adli sicil belgesi verir. Çocuklarla bire bir çalışmadan mümkün olduğunca kaçınılır, etkinlikler en az iki yetişkinin gözetiminde yapılır; bu sayı sağlanamıyorsa etkinlik iptal edilir. Talimatta turnuva düzenleyenler için ayrı yazılmış bir madde yok; hüküm, bir maç ya da etkinlikte görevlendirilen herkesi kapsar.
• Gözetim sorumluluğu: Hangi antrenörün hangi takımdan sorumlu olduğunu önceden yaz, özellikle molalar ve saha dışı için. İki yetişkin kuralını takım başına böyle karşılarsın.
• Sigorta: Okuduğumuz TFF talimatlarında turnuva için bir sigorta hükmü yok. Kulübünün ve gönüllülerinin etkinlik sırasında hangi kapsamda sigortalı olduğunu kulüp yönetimiyle netleştir. Seyirci ve misafirler için ayrı bir düzenleme gerekip gerekmediğini de aynı anda sor.
• Tesis: Saha ya da salon kullanımı için mal sahibinin onayı gerekir: kulüp, okul ya da belediye. Kulüp turnuvası başvurusuna bu sahanın tahsis yazısı eklenir. Yiyecek satışı yapacaksan belediyene sor.
• Çekiliş: Bir çekiliş düzenleyeceksen bunun ayrı bir izne tabi olup olmadığını önceden belediyene ya da ilgili mercie sor; bu tür etkinlikler her yerde serbest değildir.
• Müzik: Açılışta ya da molalarda alenen müzik çalacaksan telif hakları için izin gerekebilir. Tesisin işletmecisinin zaten bir sözleşmesi olup olmadığını sor, çoğu zaman vardır.

Yol 1: kulüp turnuvası (özel turnuva)

Özel Müsabaka ve Turnuva Talimatı (2015, son değişiklik 26.01.2022) tescilli kulüpler içindir. Turnuvayı düzenleyen kulüp TFF’ye dilekçeyle başvurur ve yazılı izin alır; TFF’nin onaylamadığı özel turnuva düzenlenemez. Dosyada başka belgelerin yanında şunlar bulunur:

• turnuvanın hangi takımlarla, nerede ve nasıl yapılacağını anlatan bir dilekçe
• sahaya ilişkin saha tahsis yazısı
• güvenlik ve sağlık (doktor ve ambulans) hizmetlerinin sağlanacağına dair taahhütname
• katılacak takımlardan alınan, turnuvaya katılacaklarını beyan ettikleri taahhütname
• hakem, varsa gözlemci ya da temsilci ücretleri ile harcırahların yatırıldığını gösteren dekont

Talimat başvuru için gün olarak bir süre ve ayrı bir onay ücreti yazmıyor. Küçük bir amatör kulübün dosyayı nereye vereceğini (TFF merkezi mi, ildeki temsilcilik mi) de yazmıyor. Bunları ilindeki TFF temsilcisine sor ve cevabı tarihten geriye doğru planına işle.

Yol 2: “Herkes için Futbol” (HiF) turnuvası

HiF Turnuvaları Talimatı kulübü olan ve olmayan takımlara açıktır. En az dört takımın temsilcileri bir Turnuva Yürütme Kurulu kurar; kurulda Turnuva Genel Sorumlusu, Kayıt ve İletişim Sorumlusu, Müsabaka Sorumlusu ve Disiplin Sorumlusu bulunur. Kurul, katılım koşullarını ve oyun kurallarını turnuvanın başlangıcından en geç bir hafta önce yazılı olarak HiF Bölge Sorumlusu’nun onayına sunar. Başvuru formu turnuvanın adını, tarihini, yerini, sahalarını, türünü, yaş grubunu, maç sistemini, eşitlik bozma sırasını, katılım ücretini, ödülleri ve takımları sorar. Bütün oyuncuların TFF lisansı olmalıdır (amatör, profesyonel ya da HiF lisansı); Yerel Amatör Ligler Statüsü’ne göre 2026-2027 sezonunda lisans en küçük 2017 doğumlulara çıkarılır.

Bu talimat TFF’nin listesinde Şubat 2009 tarihiyle duruyor ve yürürlükteki talimatlar arasında sayılıyor. “HiF Bölge Sorumlusu” görevinin bugün de bu adla sürüp sürmediğini doğrulayamadık; başvurmadan önce ilindeki TFF temsilcisinden kimin yetkili olduğunu öğren.

Tereddütte kaldığın noktaları kulübün, ilindeki TFF temsilcisi ve belediye üzerinden çöz; en geç turnuvadan birkaç hafta önce.

Tarih belli olur olmaz: davetler ve hakem talebi

Tarih ve usul netleştiği anda davetler çıkar ve hakem talebini iletirsin. Hedef: sonraki haftalarda o kadar çok kesin kabul toplamak ki katılımcı kadron son kayıt tarihine kadar otursun.

Davette neler olmalı

İyi bir davet, tam olarak şu maddeleri içeren tek bir PDF ya da e-postadır:

• Tarih, saat, adres, ulaşım ve otopark bilgisi
• Yaş kategorisi ve en fazla kadro mevcudu
• Turnuva usulü ve maç başına planlanan süre
• Katılım ücreti ve ödeme yolu
• Son kayıt tarihi (kesin, “aşağı yukarı” değil)
• Kulüplerin getireceği şeyler (ikinci forma, kendi topları, matara)
• Ev sahibinin sağladıkları (top, hakem, içecek, öğle yemeği)
• Katılım taahhütnamesi: TFF’ye başvurulan kulüp turnuvasında her takımdan yazılı taahhüt istenir, formu davete ekle
• Soru için cep numaran ve e-postan

Kayıtları yönetmek ve yedek liste tutmak

Kesin söz verilmiş olsa bile deneyimlere göre yüzde 10 ila 20 arasında iptal bekle. Bu yüzden baştan itibaren şunları tut:

1. Ana liste: Onaylanmış bütün takımlar ve irtibat kişileri
2. Yedek liste: İstekli olan ama yer bulamayan takımlar
3. Takım başına durum: davet edildi, kabul etti, ücreti ödedi, kadro mevcudunu bildirdi

Basit bir tablo yeter. Önemli olan tek şey, iki gün kala bir takım çekildiğinde kimi arayacağını beş dakika içinde bilmen.

Veli iletişimi: son kayıt gününden turnuva gününe üç e-posta

Veliler turnuvanın görünmeyen paydaşıdır. Çocukları getirirler, matara tutarlar, ikram işini üstlenirler ve turnuva sabahı adresi unuttuklarında seni ararlar. Dört hafta, bir hafta ve iki gün arayla gönderilen üç e-posta, turnuva günündeki soruları ciddi biçimde azaltır.

E-posta başına içerik kuralları:

• 1. e-posta (4 hafta kala) bir tarih duyurusudur, eksiksiz bir brifing değil. Buraya fazla ayrıntı koyan, asıl önemli olan 2. e-postanın dikkatini harcar.
• 2. e-posta (1 hafta kala) asıl iş e-postasıdır. Fikstürü PDF olarak koy; turnuvadan hemen önce erişilemeyebilecek bir internet sayfasına link verme. Malzeme listesini madde madde yaz, düz metin olarak değil.
• 3. e-posta (2 gün kala) kısa mesaj kıvamındadır. En fazla üç cümle: varış saati, acil numara, adres. Uzarsa okuyanın kafasında kaybolur.

Üç e-postanın da örnek metinleri çalışma kitabı indirmesinde.

Veli iletişiminin ikinci yarısı saha kenarındaki tondur. Teknik direktörlük yerine tezahürat, genç hakemlere saygı ve iki tarafa da alkış, turnuvanın havasını başka her kuraldan daha çok belirler. Dört davranış kuralını ve çıktı alıp asabileceğin hazır bir pano metnini saha kenarında veliler rehberinde bulursun.

Hakem talebi ve ücretlendirme

İzinli bir turnuvada hakemi federasyon görevlendirir. Futbol Müsabaka Talimatı’na göre amatör ve özel maçlarda bir hakem ve iki yardımcı hakem görev yapar. Hakemin hangi yaştan itibaren zorunlu olduğuna dair bir sınır okuduğumuz talimatlarda yok. İki izin yolunda işleyiş şöyle:

• Kulüp turnuvası: Hakem, varsa gözlemci ya da temsilci ücretleri ile harcırahlar önceden yatırılır; dekont başvuru dosyasına girer. Yani hakem gideri turnuva gününün değil, başvurunun kalemidir.
• HiF turnuvası: Müsabaka Sorumlusu’nun başvurusu üzerine TFF İl Hakem Kurulu “HiF Hakemleri” atar. Ücretleri Turnuva Yürütme Kurulu, turnuvadan önce bütün maçlar için toplu olarak İl Hakem Kurulu’na öder.

Antrenörün ya da kulübün genç oyuncusunun maç yönettiği bir düzeni talimatlar ele almıyor. Sahada yine de iki yardım işe yarar, ikisini de önceden konuş:

• Kendi U-19 takımından gönüllü çıkar, küçük bir harcırah karşılığında: skor tutmak, top toplamak, saha kenarını düzenlemek için. Maç yönetmelerini istiyorsan bunu başvuruda yaz ve onay merciine sor.
• O an oynamayan takımların antrenörlerini dönüşümlü görevlendir, bekleme sahasında ve ısınmada düzen için. Bunu önceden bütün antrenörlerle konuş, yoksa turnuva günü tartışma çıkar.

TFF’nin okuduğumuz talimatlarında amatör turnuvalar için bir hakem ücreti tarifesi yok; görevlendirilen hakemlerin tutarını ödemeyi yapacağın kuruldan, HiF turnuvasında İl Hakem Kurulu’ndan öğrenirsin. Aşağıdaki tablo bu yüzden bir federasyon tarifesi değildir: kulüp turnuvalarından gelen, euro cinsinden deneyim değerleridir ve yalnızca kendi gönüllülerine vereceğin harcırah için bir oran fikri verir.

İki sütun aynı hesaba dayanmaz: maç başı ücreti 15 maçla çarparsan maktu tutarın çok üstüne çıkarsın. Bütün bir turnuva günü için konuşacağın rakam maktu sütunudur; maç başı ücret tek tük görevler içindir.

Tutarı gönüllülere önceden bildir, turnuva günü değil. Yarım günlük bir turnuvada iki kişiyle çalışıp kişi başına toplam 45 ila 60 € (maktu tutar + yol + ikram) ayırırsan, tartışma ve hayal kırıklığı yaşamadan güvenli taraftasın. Bu da bir deneyim değeridir, kural değil.

Harcırah bloğu doldurulacak şekilde hazırlanmış bir hakem talep şablonunu çalışma kitabı indirmesinde bulursun.

4 hafta önce: fikstür işin kalbi

Turnuvanın akıcı mı yoksa karmakarışık mı hatırlanacağına fikstür karar verir. Fikstür salt bir sayı oyunu değil, beş ayrı durum için araçtır: akış, iletişim, iptaller, sonuç bildirimi, puan durumu.

Zaman bütçesini doğru hesaplamak

Temel formül:

Net oyun süresi = (maç sayısı × (maç süresi + pay)) ÷ paralel saha sayısı

8 takım, dörderli iki grup, 10 dakika oyun ve 2 dakika pay, tek saha için:

• Grup aşaması: 12 maç × 12 dk = 144 dk
• Yarı finaller + final: 3 maç × 12 dk = 36 dk
• Isınma, ödül töreni, saha düzeni: 30 dk

Toplam: 210 dakika, yani üç buçuk saat. Üstüne en az 15 dakika daha pay koy. Bir penaltı atışı serisi ya da bir sakatlık molası da zaman götürür ve o zamanı sonradan geri alamazsın.

Başka takım sayıları ya da saf lig usulü için maç sayısına ihtiyacı olan, 3 ila 20 katılımcı için formül ve maç sayısı tablosunu kardeş yazıda bulur.

Kuralları turnuvadan önce belirle, sırasında değil

Tek sayfalık bir kural metni yaz ve bunu fikstürle değil, davetle birlikte gönder. Turnuva günü tartışma çıkmaması için sekiz madde mutlaka bulunmalı:

1. Maç başına süre ve uzatma oynanıp oynanmayacağı.
2. Oyuncu değişikliği usulü (dönüşümlü mü, devre arasında mı; uçan değişiklik var mı yok mu).
3. Grupta puan eşitliğinde sıra (ikili averaj, averaj, atılan gol, penaltı atışları): sırayı tereddüde yer bırakmadan yaz.
4. Kırmızı kartın sonucu: ceza sonraki maç için mi, yoksa turnuvanın tamamı için mi geçerli? TFF resmî maçlarda ikinci sarı kart ya da bariz gol şansını önleme nedeniyle ihraçta sonraki ilk resmî maçı otomatik ceza sayar; turnuvan için sırayı sen yazarsın.
5. Geç kalmada bekleme süresi; bunun sonunda maç 0-3 hükmen sayılır. Üç gol TFF’nin kuralıdır (Futbol Müsabaka Talimatı, Madde 23); bekleme süresini ise TFF yazmıyor, talimat yalnızca “belirlenen saatte” der. Süreyi sen koyarsın (öneri: 5 ila 10 dakika).
6. Çekilme kuralı: çekilen takımın bütün maçları 0-3 hükmen yazılır, fikstür olduğu gibi kalır.
7. Oyun yönetimi: maçları kimin yönettiğini yaz. Görevlendirilen hakemin kararı esastır; hakemin hangi yaştan itibaren zorunlu olduğuna dair bir sınır okuduğumuz TFF talimatlarında yok.
8. Hava nedeniyle tatilde ne olacağı: oynanmış maçlar geçerli mi sayılır, oynanmamışlar iptal mi edilir?

Bir sayfa, sekiz madde, bitti. Düzenlemenin kusursuz olması gerekmez; yalnızca turnuvadan önce netleşmiş olması gerekir. Hazır bir kural sayfası şablonu çalışma kitabı indirmesinde.

Excel yerine dijital fikstür

Eskiden “fikstür” demek, Excel’den alınmış bir A3 çıktısı ve kulüp lokalinde duran bir tükenmez kalem demekti. Bugün takımlar telefonlarında gerçek zamanlı veri bekliyor: güncel puan durumu, sıradaki eşleşme, önceki maçın sonucu, yarı finalin saati. Sahada gerçekten kullanılan üç araç var, üçünün de dengesi net:

Fark konfor değil, hata azaltma. Turnuva sabahı biri çekildiği için A grubundan bir takımı B’ye taşıman gereken kâğıt bir fikstür sana 30 dakikaya ve bir avuç sinire mal olur. Dijital araç takımı saniyeler içinde taşır ve puan durumunu otomatik yeniden hesaplar. O yüzden fikstürü kâğıda çizme; AreaCopa’da ücretsiz olarak fikstürünü oluştur, puan durumunu araç hesaplasın.

Sahadan somut bir örnek: 10 takımlı bir turnuvada iki gün kala bir takım çekiliyor, yerine yedek listedeki takım giriyor. Excel akışında bu şu demek: fikstürün tamamını yeniden basmak, bütün antrenörlere yeni PDF dağıtmak, en az bir saatlik bakım işi. Çevrimiçi araçta: takım listesinde takımı değiştir, fikstür linki aynı kalır, bütün antrenörler güncel eşleşmeleri telefonlarında anında görür. Bir saat yerine on dakika.

AreaCopa ile turnuvayı, grupları ve fikstürü bir kez kurarsın, bütün antrenörler ve velilerle tek bir link paylaşırsın, sonuçları doğrudan telefondan işlersin. Ücretsiz aracın neler yaptığını ve iki dakikada nasıl başlayacağını turnuva planı uygulaması sayfası anlatıyor.

1 hafta önce: malzeme ve son hazırlıklar

Hazırlığı cuma akşamı yapma. Turnuva sabahının en sık duyulan cümlesi “pompa nerede?”dir. Üç gün önceden planla ve yanına bir liste koy ki eksik malzemeyi hâlâ tamamlayabilesin.

Malzeme kontrol listesi

Dört kategori, klipsli pano tutan dört kişi. Tek tek işaretlemeyi seviyorsan kategorili biçimi çalışma kitabı indirmesinde bulabilirsin.

Kale güvenliği maddesi önemli: Mini ve küçük saha kaleleri devrilmeye karşı sabitlenmeli (kum torbası, toprak kazığı ya da ağırlık). Okuduğumuz TFF talimatlarında kale sabitleme için bir hüküm yok; bu, kural olmadan da uygulanan bir güvenlik önlemidir. Devrilen bir kale çocuk futbolunda ağır kazaya yol açabilir.

İkram: menü ve hesap

İkram bir kulüp turnuvasında yan iş değil, katılım ücretinin yanındaki ikinci gelir kalemidir. Çay ve kek, köfte ve içecek, hava iyiyse katılım paylarının toplamından daha çok getirir. Bunun tutması üç şeye bağlı: her ailenin bir tepsi getirdiği bir kermes planı, ilk satıştan itibaren yeterli bozuğu olan bir kasa, ve ızgara ile servis için en az iki sabit kişi, ki devre arasında kuyruk kilitlenmesin. Çocuk başına, yanındaki büyükle birlikte, iki saatte bir içecek ve bir porsiyon hesapla.

Hava durumu ve B planı

Açık hava turnuvaları için: tatil kuralını turnuvadan önce tanımla. Örnek: “Saat 09.00’dan itibaren sürekli yağmur varsa X salonuna geçilir, karar en geç 07.30’da verilir, duyuru WhatsApp grubundan yapılır.” Saat 11.00’de yağmur yüzünden alınan ani bir tatil kararı her düzenleyenin kâbusudur, çünkü hiçbir şey hazır değildir.

Turnuva günü: akış ve roller

En iyi fikstür bile, turnuva günü tek kişi sekiz rolü birden üstleniyorsa işe yaramaz. Görevleri önceden en az üç kişiye dağıt.

Oyun yönetiminin bir parçası da çocukların turnuva günündeki güvenliğidir. Çantası hazır bir ilk yardım sorumlusu belirle ve künt yaralanmalar için şu sırayı hazır tut: dinlendir, buz uygula, bandajla, uzvu yukarı kaldır (uluslararası kısaltmasıyla RICE). Kafa travması, kırık şüphesi ya da dolaşım belirtilerinde skor ne olursa olsun maç derhal durdurulur ve 112 aranır. TFF’ye başvurulan kulüp turnuvasında doktor ve ambulans zaten taahhüt edilmiştir; ikisinin nerede durduğunu ve kimin çağıracağını sabah antrenör toplantısında söyle. Bir takımın günde kaç maç kaldırabileceği, FIFA 11+ Kids ısınmasının sakatlıkları nasıl yarıya indirdiği ve sıcakta nelere dikkat edileceği gençlik turnuvasında yük ve sakatlık önleme rehberinde ayrıntılı anlatılıyor.

Kurulum zaman çizelgesi (ilk düdük 10.00)

• 07.30: Organizasyon ekibi sahada; anahtar ve soyunma odaları kontrol
• 08.00: Sahaları çiz, kaleleri kontrol et, topları şişir
• 08.15: İkram kurulumu, kek ve içecekleri hazırla
• 08.30: İlk takımlar geliyor, soyunma odalarını dağıt, katılım ücretini topla
• 09.00: Antrenör toplantısı, kural sayfasını dağıt, soruları çöz
• 09.30: Sahalarda ısınma
• 10.00: İlk maçın başlama vuruşu

Organizasyon ekibindeki roller

Üç ila beş kişi bütün görevleri kapsar. Önemli olan kişi sayısı değil, her rolün turnuvadan önce bir yüzünün olması ve bir kartta üç şeyin yazılı olması: isim, görevler, vekil.

Herkes aynı formayı ya da reflektörlü yelek giyer. Veliler ve antrenörler üç metre uzaktan kime soracaklarını görebilmeli.

“Turnuva yönetimi artı fikstür sorumlusu” çifte rolüyle sahaya çıkan (kulüp turnuvalarında çok klasiktir) bir kriz anında altta kalır. Beş rolü kâğıt üzerinde doldurmaktansa üç rolü gerçekten doldurmak iyidir.

Turnuva günü kopya kâğıdı: eşitlik, kırmızı kart, hükmen yenik

Üç durum her iki turnuvadan birinde çıkar ve karar önceden net değilse zaman götürür. Cevapları turnuva yönetimi için bir karta bas. Şablon çalışma kitabında.

Grupta puan eşitliği (sıralama):

1. İkili averaj (aralarındaki maçın galibi üste yazılır)
2. Bütün grup maçlarından gol averajı
3. Bütün grup maçlarında atılan gol
4. Takım başına 3 atıcıyla penaltı, sonrasında teker teker

Bu sıra standarttır ve yaygın olarak kullanılır. Kart net söylemeli: “bu sırayla”. Yoksa tartışma çıkar.

Turnuva sırasında kırmızı kart:

TFF’nin yazdığı şunlardır: resmî maçlarda ikinci sarı kart ya da bariz gol şansını önleme nedeniyle ihraç edilen oyuncu, takip eden ilk resmî maçta otomatik cezalıdır (Futbol Disiplin Talimatı, Madde 92). Kulüplerin özel turnuvalarında yalnızca ağır ihlaller, yani en az iki maç ceza gerektirenler, federasyonun disiplin sürecine gider. HiF turnuvasında kararı turnuvanın kendi Disiplin Kurulu HiF Disiplin Talimatı’na göre verir ve kırmızı kart cezaları yalnızca HiF turnuvalarında infaz edilir. Gerisi turnuvanın kendi kuralıdır:

• Oyuncu derhal sahadan çıkar. Takımın eksik oynayacağı süreyi sen belirlersin (öneri: 5 dakika); gençlik futbolu için süreli ceza TFF belgelerinde yok.
• Turnuvadaki sonraki maç için cezalıdır (standart).
• Darp ya da ağır hakaret durumunda: turnuva boyunca ceza ve izni veren mercie bildirim.

Bir takımın turnuva günü gelmemesi (söz verip gelmeme):

• TFF kuralı: hükmen yenik sayılma halinde galip takım lehine 3 gol verilir. Hükmen yenik takımın attığı goller sayılmaz; galibin üçten fazla attığı goller geçerlidir (Futbol Müsabaka Talimatı, Madde 23).
• Turnuvanın kendi kuralı olarak: bu takımın oynanmış bütün maçları 0-3 hükmen yazılır, fikstür olduğu gibi kalır.
• Sonraki maçlar oynanır; rakipler 3-0 alır (yine turnuvanın kendi kuralı). HiF turnuvasında turnuvadan ihraç edilen takımın rakipleri maç yapılmadan hükmen galip sayılır.
• Bekleme süresini TFF yazmıyor; kural sayfandaki süre geçerlidir. Takım ikinci maçın başlama vuruşunda hâlâ gelmemişse kesin olarak çekilmiş sayılır (turnuvanın kendi kuralı).

Bu üç kural, kural sayfasında önceden duyurulmuş olmalı. Turnuva günü anlık karar veren, kendi “âdet böyledir” bilgisiyle gelen antrenörlerle hararetli tartışmayı göze alır.

Canlı sonuçlar ve şeffaflık

Artık kimse kulüp lokalinde asılı A3 fikstüre kadar yürümek istemiyor. Gerçek zamanlı verinin olduğu bir dönemde katılımcılar puan durumunu ve sıradaki eşleşmeyi telefonlarında görmeyi bekliyor. Dijital bir araç bunu kendiliğinden sağlar:

1. Gerçek zamanlı puan durumu: Grubun lideri kim? Yarı finale kim çıkıyor?
2. Şeffaflık: Averaj ya da ikili averaj tartışması bitiyor.
3. Yük azalması: Turnuva yönetimine daha az soru, asıl turnuvaya daha çok zaman.

Turnuvadan sonra: ödül töreni ve değerlendirme

Turnuva son düdükle bitmez. Antrenörlerin ve velilerin gelecek yıl yine gelip gelmeyeceğini iki şey belirler.

Ödül törenini doğru kurgulamak

• Yalnız ilk üç değil, bütün takımlar sahaya
• Yalnız şampiyon takıma değil, her çocuğa katılım belgesi ya da madalya
• Kısa bir konuşma (iki dakika, on değil), kulüplerin adını anmak, hakemlere teşekkür etmek
• Fotoğraf anını bilerek planlamak; veliler ortak bir kareye sevinir

Hangi kupa, madalya ve belgenin hangi turnuva büyüklüğüne değdiğini ve tipik maliyetlerini turnuva ödülleri rehberimizde ayrıntılı bulursun.

Kendin için değerlendirme

Turnuvadan sonraki gün, duygular yatışınca, bir not defteriyle 20 dakika:

• Organizasyon açısından ne iyi gitti, ne gitmedi?
• Bir dahaki sefere hangi üç şeyi farklı yapardım?
• Hangi takımla iş kolaydı, hangisiyle sorunlu?
• Planladığım paylar yetti mi?

Her turnuvadan sonra tutulan bu notlar, seni bir yıl içinde deneyimli bir turnuva düzenleyicisine çevirir. Not tutmazsan, tam da turnuva günü seni yoran küçük şeyleri unutursun.

Ertesi gün organizasyon ekibiyle 45 dakikalık değerlendirme

Not defteriyle yalnız kalmak yerine: turnuvadan bir gün sonra ekiple 45 dakika otur, bir kahve eşliğinde, kulüp lokalinde değil. Kısa ve yönetilen bir tur, tek başına tutulan nottan üç kat fazla madde çıkarır.

Şablon için sekiz soru yeter (çalışma kitabında var):

1. Fikstür tuttu mu? Tuttuysa nerelerde zor tuttu; tutmadıysa neden?
2. Kurulum çizelgesi gerçekçi miydi? Nerede daraldı, nerede boşluk vardı?
3. Hangi rol aşırı ya da eksik yüklendi? Kategori değil, somut kişi.
4. Velilerden kaç soru geldi? 1–3 numaralı e-postaların göstergesi.
5. Kaç son dakika iptali oldu? Yedek liste nasıl karşılık verdi?
6. İkram nasıldı? Miktarlar tamam mı, kasa denk mi?
7. Sakatlanan oldu mu? Olduysa nerede, ne kadar ağır, kim müdahale etti?
8. Bir dahaki turnuvada neyi kesinlikle yapmayız, neyi mutlaka yaparız?

Cevapları o anda yaz, “sonra belgeleriz” deme, çünkü o sonra hiç gelmez. Ekibin tamamıyla yapılan yönetilen bir değerlendirme, turnuvanın kaotik sonunda söz alamayan sessiz sesleri de (ikram, ilk yardım) ortaya çıkarır.

Bu formatı kulübün tamamıyla yaşamak isteyen, gençlik futbolunda soyunma odası konuşması yazısında yapılandırılmış takım değerlendirmesine dair ipuçları bulur.

Sonuç: daha az stres, daha çok futbol

Bir futbol turnuvası düzenlemek stres kaynağı olmak zorunda değil. Kaotik bir turnuvayla düzgün bir turnuva arasındaki fark neredeyse her zaman önceki on iki haftadaki hazırlıktadır, turnuva günündeki kahramanlıklarda değil.

Net bir zaman planı, düşünülmüş bir bütçe, bir malzeme listesi ve fikstür için dijital bir araçla takımlara ve velilere profesyonel bir çerçeve sunarsın. Fikstür hazırlamada zaman kazanır, turnuva günü hatayı azaltır ve akşam yalnızca yangın söndürüp doğaçlama yapmış olma duygusuyla eve dönmezsin.

Bir sonraki turnuvana hazır mısın?

Excel tablosuyla uğraşmak yerine fikstürü doğrudan çevrimiçi kurmak isteyen futbol fikstür oluşturucuya geçer: takımları gir, usulü seç, canlı linki paylaş.

İndir: kontrol listesi ya da çalışma kitabı

Bu rehbere iki indirme dosyası eşlik eder. Hangisine ihtiyacın olduğu, turnuva gününden önce seni ne kadar hazırlık beklediğine bağlı.

Kontrol listesi, 12 haftalık zaman planının zorunlu maddelerini taşıyan tek bir A4 sayfadır. Çıktısını al, kulübün buzdolabına as ya da klipsli panoya koy. Bölümler tam olarak bu yazının kurgusunu izler: 12 hafta önce, 8 hafta önce, 4 hafta önce, bir hafta önce, turnuva günü, turnuvadan sonra. Biçim: işaretlemelik, süslemesiz. Turnuvayı daha önce düzenlemişsen ve yalnız bir hatırlatıcıya ihtiyacın varsa iyi gelir.

Çalışma kitabı, doldurulacak 15 sayfalık şablondur. İlk ya da ikinci kez turnuva düzenliyorsan ve boş bir sayfa yerine somut şablonlar istiyorsan iyi gelir. İçindekiler:

• Bütün kalemlerin doldurulacağı bütçe hesap sayfası
• Sponsor yazısı şablonu
• 4 hafta, 1 hafta ve 2 gün kala gönderilecek üç veli e-postası örnek metni
• Harcırah mantığıyla birlikte hakem talep şablonu
• Sekiz zorunlu maddesi doldurulacak kural sayfası
• Spor, organizasyon, ikram ve acil duruma göre malzeme kontrol listesi
• Organizasyon ekibi için kesilecek beş rol kartı
• Eşitlik, kırmızı kart ve gelmeme için turnuva günü kopya kâğıdı
• Ertesi günkü değerlendirme için 45 dakikalık değerlendirme formu

Kaynaklar

Bu rehberdeki kurallar ve rakamlar aşağıdaki belgelerden gelir. İptal oranı ya da harcırah aralıkları gibi deneyim değerleri metinde deneyim değeri olarak işaretlidir.

1. Türkiye Futbol Federasyonu (28.07.2015, son değişiklik 26.01.2022). Özel Müsabaka ve Turnuva Talimatı. Kulüp turnuvasının izni, başvuru dosyası, sağlık taahhüdü ve hakem ücretlerinin önceden yatırılması.
2. Türkiye Futbol Federasyonu (Şubat 2009). HiF Turnuvaları Talimatı. “Herkes için Futbol” turnuvalarının onayı, Turnuva Yürütme Kurulu, hakem ataması ve 15 yaş altı için oyun kuralları.
3. Türkiye Futbol Federasyonu (Şubat 2009). HiF Disiplin Talimatı. HiF turnuvalarında Disiplin Kurulu’nun dayandığı talimat.
4. Türkiye Futbol Federasyonu (04.08.2017, son değişiklik 25.08.2020). Futbol Müsabaka Talimatı. İzin zorunluluğu, hükmen yenik sayılmada 3 gol, hakem ve iki yardımcı hakem.
5. Türkiye Futbol Federasyonu (Ağustos 2017). Futbol Disiplin Talimatı. İhraçtan sonra ilk resmî maçta otomatik ceza.
6. Türkiye Futbol Federasyonu (26.08.2026, 2026-2027 sezonu). 2026-2027 Yerel Amatör Ligler Statüsü. Kategoriler, oyuncu sayıları, maç süreleri, top numaraları ve U-11 ile U-12’de puantajsız lig.
7. Türkiye Futbol Federasyonu (Şubat 2023). Futbolda Sporcu Esenliği ve Çocuk Koruma Talimatı. Adli sicil belgesi ve en az iki yetişkin kuralı.
8. Türkiye Futbol Federasyonu (güncel liste). Talimatlar. Yürürlükteki talimatların federasyondaki dizini.