Arranger et fodboldstævne: den komplette tjekliste for trænere med tidsplan, budget og digitale værktøjer

At arrangere et fodboldstævne er for mange trænere et af årets højdepunkter. Og samtidig det tidspunkt, hvor de stadig sidder ved køkkenbordet klokken elleve om aftenen og gruber. Er der plads til otte eller ti hold? Hvor lange skal kampene være? Hvem køber pølser ind, og kan semifinalen nå at blive spillet inden for den tid, I har booket banen?

Problemet er aldrig, at et stævne er »svært« at arrangere. Problemet er, at for mange tråde løber sammen på én gang: hold, kampprogram, udstyr, kiosk, regler, forældre, dommere, vejr. Mangler planen ét sted, bliver der improviseret på stævnedagen, og improvisation på stævnedagen koster tid, nerver og spilleminutter.

De mest almindelige planlægningsfejl – en for stram tidsplan uden buffer, en uklar tilmeldingsfrist eller et kampprogram, der først er klar aftenen før – undgår du ved at arbejde dig gennem denne tjekliste oppefra og ned.

Denne guide giver dig en komplet tjekliste. Du kan se, hvad der skal være klaret hvornår, hvilke beslutninger du bør træffe tidligt, hvordan du lægger et budget, hvilket udstyr der skal i bagagerummet, og hvordan et digitalt værktøj tager arbejdet med kampprogrammet fra dig. Uanset om du planlægger dit første stævne eller allerede har rutinen: vejledningen trin for trin dækker hver fase, fra de 12 ugers forberedelse til præmieoverrækkelsen. Alle vores øvrige guides til stævneplanlægning, fra kampprogrammer til ethvert holdantal til særlige formater, finder du samlet i overblikket over stævneplanlægning.

Sådan arrangerer og planlægger du et fodboldstævne i syv trin:

1. Fastlæg dato og rammer (omkring 12 uger før): dato, holdantal, format og budget ligger fast, før den første mail går ud.
2. Inviter hold og spørg efter dommere (cirka 8 uger før): send invitationen ud, hold styr på tilmeldinger og venteliste.
3. Luk tilmeldingen og læg kampprogrammet (4 uger før): lås det endelige holdantal, lav kampprogram og tidsbudget.
4. Forbered udstyr og plan B (1 uge før): gå udstyrslisten igennem, fastlæg en reserveplan for vejret.
5. Stil op og tag imod holdene (stævnedagen, tidligt): kridt banerne op, fordel rollerne, tjek holdene ind.
6. Afvikl stævnet: hold kampprogrammet opdateret, og hav styr på pauser, skadesforebyggelse og fair play.
7. Præmieoverrækkelse og opfølgning: del præmierne ud, ryd op, tak de frivillige, og evaluer i arrangørgruppen.

Hvert trin gennemgår vi grundigt nedenfor, ordnet efter hvor lang tid før stævnet det ligger.

Vil du i gang med det samme: tjeklisten på én side og den udførlige arbejdsbog hører til denne guide og dækker hvert af de syv trin.

12 uger før: dato og de store beslutninger

Før du sender den første mail, skal fire ting ligge fast. Ellers taber du dobbelt så meget tid senere.

Turneringsformat

Formatet afgør varighed, spænding og spilletid pr. hold. Fem realistiske varianter til et klubstævne:

Til et typisk ungdomsstævne (fra U13) med 12 hold har du to solide muligheder. Puljespil + slutspil giver et tydeligt højdepunkt, men betyder, at kun de fire bedste i hver pulje går videre til slutspillet; resten er færdige efter puljespillet. Er det vigtigt for dig, at alle hold spiller lige meget, er puljespil + placeringspuljer det bedre valg: ti kampe til alle, men uden finale.

Er begge dele vigtige for dig, lige mange kampe til alle OG en rigtig finale, er puljespil + fuld placering mellemvejen. Efter puljespillet spiller hvert hold to placeringskampe: semifinaler på kryds, derefter finaler inden for sin del af slutspilstræet. Til sidst står en komplet rækkefølge fra 1 til 12, inklusive finalen om førstepladsen. Det kræver mere spilletid, men giver hvert hold en reel placering.

Husk, at alt det her om finaler og placeringer hører til i ungdomsfodbolden. Efter DBU’s holdning, som lokalunionerne udmønter, vises hverken resultater eller stillinger i børnefodbold til og med U12. Fra U8 bliver resultaterne dog registreret, de vises bare ikke. Et format, der lever af en stilling, passer derfor først fra U13; mere om de yngste nedenfor.

Med færre hold falder hele slutspilstænkningen sammen: til præcis fire hold er de fire varianter i guiden til stævnet med fire hold den rene reference, med rangeringsregler og dagsprogram for hver variant. Vil du presse hele endagsstævnet ind i ét tidsrum (4 til 12 hold, formiddag, eftermiddag eller hele dagen), finder du de passende kampprogrammer i guiden til endagsstævnet.

Vil du hellere have en hel sæson med løbende stilling end et stævne på én dag, er en egen fodboldliga det rigtige format.

Aldersgruppe og banestørrelse

Et stævne for U7 kræver helt andre rammer end en U15-cup på stor bane. I Danmark er det DBU’s spilleformer, der bestemmer, hvor mange spillere der er på banen – og dermed hvor store og hvor mange baner du har brug for:

• 3:3 – U7 og yngre: afvikles i stævneform og helt uden resultater.
• 5:5 – U8 til U10: Hos DBU Sjælland spilles 5:5 på en bane på 40 × 30 m med mål på 1,5 × 3 m, 2 × 7 minutter pr. kamp og højst 80 minutters spilletid pr. dag. Et hold har op til 10 spillere, heraf 5 på banen.
• 8:8 – U11/12 og U13: U13 spiller stadig 8:8, medmindre holdet spiller i ligaerne.
• 11:11 – fra U13 i ligaerne, ellers senere.

Og så den grænse, der betyder mest for dit kampprogram: til og med U12 er det børnefodbold, hvor resultater og stillinger ikke vises; fra U13 er de synlige. Børnefodbolden er organiseret i stævneform, og lokalunionerne holder desuden fodboldfestivaler.

Kilden til denne guide er skrevet til Tyskland, og dér ser det anderledes ud. For U6 til U11 har det tyske fodboldforbunds (DFB) vejledning om konkurrenceformer i børnefodbold (september 2024) været bindende siden sæsonen 2024/25, og de tidligere spilleformer er ikke længere tilladt i de årgange. Tyskland spiller desuden 7:7 og 9:9 – spilleformer, der ikke findes i dansk børnefodbold, hvor man går fra 5:5 til 8:8 og derfra til 11:11. Diagrammet viser de tyske mål til sammenligning, ikke DBU’s.

De tyske rammer i detaljer, hvis du vil se, hvor idéerne i festivalformatet nedenfor kommer fra:

• U6/U7: 2:2 (ca. 16 × 20 m) eller 3:3 (ca. 25 × 20 m), fire minimål (højst 2,0 × 1,2 m), uden målmand. Festivalformat med op til 7 runder à 5 minutter (2:2) eller 7 minutter (3:3) og 3 minutters pause mellem runderne.
• U8/U9: 3:3, 4:4 eller 5:5 (40 × 25 m), fire minimål eller småbanemål. Festivalformat med 7 × 10 minutter (3:3) eller 6 × 10–12 minutter (4:4/5:5); målmand først fra 5:5 og kun valgfrit.
• U10/U11: 4:4, 5:5, 6:6 eller 7:7. Festivalformat med 6 × 10–12 minutter (4:4 til 6:6 på 40 × 25 m eller 55 × 35 m) eller klassisk turneringsform med 4 × 15 minutter eller 2 × 25 minutter ved 7:7.
• U12/U13: 7 eller 9 spillere på halv bane, 10–12 minutters spilletid, klassisk turneringsformat med tabel og dommer.
• U14 og ældre: 9 eller 11 spillere på stor bane, 12–15 minutters spilletid, almindelige DFB-regler.

Tjek samtidig, hvilke baner du har til rådighed. Til 3:3 og 5:5 har du brug for flere små baner samtidig, med 14 hold i 3:3 for eksempel syv baner. Et U13-stævne i 11:11 kræver mindst én hel bane, helst to. En oversigt over spilleformerne finder du i vores guide til spilleformer i børne- og ungdomsfodbold.

Festivalformat: vinderen rykker op, taberen rykker ned

I Tyskland har DFB gjort festivalformatet obligatorisk for U6 til U11, hvor det afløser den klassiske turnering med tabel og finale. I Danmark er børnefodbolden organiseret i stævneform, og til og med U12 vises der ingen stillinger – så idéen passer fint til et dansk børnestævne, også selvom den ikke er et krav her. Vælger du formatet, er der tre ting, du skal tænke på:

• Baner, man rykker op og ned mellem: Efter hver runde går vinderholdet en bane op (mod den »øverste« bane), taberholdet en bane ned. Fordeler du startbanerne efter niveau på forhånd, bliver kampene jævnere.
• »Champions League-reglen« ved uafgjort: Holdet, der scorede det sidste mål, rykker op. Ved 0–0 afgør sten-saks-papir mellem anførerne (DFB’s egen anbefaling, ordret).
• Ingen dommer, ingen stilling: Børnene træffer i vid udstrækning selv afgørelserne, og trænerne fungerer udelukkende som fælles kampledere fra en fælles coachingzone. DFB anbefaler, at forældrene holder mindst 3 meters afstand til banen.

Konkret: Du planlægger ingen indledende runde, ingen semifinale og ingen præmieoverrækkelse i klassisk forstand. Du planlægger runder med fast spilletid, pauser imellem og til sidst en kort afslutning med diplomer til alle børnene.

Mindst 75 procent spilletid pr. barn

DFB har et kvalitetskriterium, der i festivalformatet afgør, om dagen bliver en succes eller en frustration: Hvert barn skal være på banen mindst 75 % af den samlede spilletid. Ud fra det sætter DFB lofter for, hvor mange udskiftningsspillere et hold højst må have:

Regn selv efter, for tallene er et loft, ikke en garanti for de 75 %: Med to markspillere og én udskiftningsspiller står hvert barn på banen to tredjedele af tiden, og med 5:5 og fire udskiftningsspillere kun lidt over halvdelen. Vil du faktisk nå 75 %, må et hold højst have én udskiftningsspiller pr. tre markspillere. Derfor betaler det sig, så snart et hold har to udskiftningsspillere, at lave en ekstra bane i stedet for at lade barnet sidde på bænken. Det ændrer din bane- og udstyrsplanlægning mærkbart: Med elleve hold i 4:4 skal du hellere regne med seks baner end fire.

Valg af dato

Tjek mindst tre kalendere, før du sætter en dato:

1. Lokalunionens kampkalender: ingen overlap med holdenes turneringskampe
2. Skoleferier: halvtomme trupper er den hyppigste årsag til afbud i sidste øjeblik
3. Lokal konkurrence: stævner i nærheden samme weekend giver færre tilmeldinger

Ideel forberedelsestid: 12 uger, altså tre måneder, begyndende med at finde en dato og booke hal eller bane. Kortere end det, og det bliver svært at nå at få hold nok; længere end det, og klubberne glemmer invitationen igen.

Budgetramme

Regn tidligt, ikke først ugen før stævnet. De typiske poster:

• Leje af bane eller hal
• Dommere (honorar plus kørselsgodtgørelse)
• Bolde, forbrugsmaterialer, medaljer, pokaler
• Førstehjælpsudstyr
• Indkøb til kiosken (hvis klubben selv driver den)
• Tryk (diplomer, kampprogrammer, regelark)

Et ord om tallene nedenfor: De er i euro og kommer fra tyske klubstævner, som kilden bygger på. Brug dem som et eksempel på, hvordan posterne forholder sig til hinanden, og sæt dine egne tal ind fra kommunens og klubbens priser.

Enkel tommelfingerregel for tilmeldingsgebyret: (faste omkostninger + sikkerhedsbuffer 15 %) ÷ antal hold. Med 8 hold og 240 € i faste omkostninger giver det omkring 35 € pr. hold. I tysk ungdomsfodbold ligger gebyret typisk på 20 til 40 € pr. hold. Skriv beløbet i invitationen, så der ikke opstår diskussion på stævnedagen.

Læg mærke til, hvad tabellen faktisk viser: Gebyret pr. hold ligger på 55 til 58 € i alle tre scenarier, fordi omkostningerne her vokser næsten i takt med holdantallet. Få hold bliver kun dyrere pr. hold, når omkostningerne er de samme – så fordeles de på færre skuldre. Og alle tre scenarier ligger et godt stykke over de 20 til 40 €, der er almindelige i kildens tyske eksempler. Vil du have et gebyr, klubberne siger ja til, skal du enten holde omkostningerne nede, mens holdantallet vokser, eller have lokale sponsorer, der betaler en del af de faste omkostninger.

Lokale sponsorer: bageren, slagteren og banken

Et klubstævne finansierer sig sjældent alene via tilmeldingsgebyret; lokale sponsorer lukker hullet mellem de reelle omkostninger og et gebyr, holdene kan acceptere. Tre kilder virker erfaringsmæssigt:

• Bager, slagter og drikkevareforhandler: giver som regel varer frem for penge (rundstykker, pølser, kasser med drikkevarer), i kildens tyske eksempel til en værdi af 50 til 150 euro, i bytte for et banner og en omtale i velkomsten.
• Det lokale pengeinstitut: I Tyskland har sparekasser og andelsbanker faste budgetter til foreningers ungdomsarbejde, typisk 100 til 500 euro afhængigt af stævnets størrelse. Spørg, om din lokale bank har noget lignende, og regn med mindst otte ugers forløb, fordi en ansøgning ofte skal gennem flere led.
• Lokale håndværkere og virksomheder: Bilforhandleren, VVS-installatøren eller revisoren er ofte den mest købestærke gruppe, men kræver personlig kontakt. Spørg i bestyrelsen, hvem der kender nogen, før du ringer koldt.

Skriv et brev på én side med dato, stævnets størrelse, forventet antal tilskuere og en konkret modydelse, og aflever det personligt: Tre personligt afleverede breve slår 20 anonyme massemails. En færdig skabelon ligger i arbejdsbogen længere nede. Et realistisk mål for et stævne med 12 hold er i kildens tyske eksempel omkring 500 euro fra tre til fire sponsorer; starter du sådan, bygger du en fast kontaktliste op til næste sæson i stedet for at begynde forfra hvert år.

Inde eller ude? Et hurtigt beslutningstræ

Fire spørgsmål er nok til at træffe beslutningen:

1. Sæson: november til marts → hal. Maj til september → udendørs. April og oktober → vejrrisiko, hellere hal, hvis der er en ledig.
2. Holdantal: Op til 8 hold kan være i enhver hal. Fra 10 hold har du brug for flere baner samtidig eller en lang dag i hallen. Udendørs med to baner er så ofte den rene løsning.
3. Aldersgruppe: 3:3 og 5:5 i børnefodbolden → flere små baner samtidig, inde eller ude. 8:8 og 11:11 og et klassisk turneringsformat med stilling fra U13 → større baner at foretrække.
4. Budget: Leje af hal er ifølge kildens tyske tal typisk to til tre gange dyrere end en udendørsbane, og udendørs er der samtidig færre ekstraudgifter (ingen strøm, intet tillæg til pedellen).

Peger svarene mod hallen, går vores guide til indendørsstævnet dybere ind i formatet med 8 hold på 3 timer. Denne artikel holder sig til klubstævnet udendørs med 8 til 16 hold.

Forsikring, tilladelser og regler

Nogle formelle punkter afklarer du bedst helt fra starten, fordi de tager tid og kan være reguleret forskelligt fra kommune til kommune. Listen her erstatter ikke juridisk rådgivning; den viser dig, hvad du bør tjekke:

• Forsikring: Tjek med klubben, hvordan spillere og frivillige er dækket ved klubbens arrangementer, og om der er brug for en ekstra ansvarsforsikring for tilskuere og gæster.
• Ansvar for børnene: Aftal på forhånd, hvem der har ansvaret for hvilket hold, især i pauserne og uden for banen.
• Brug af anlægget: Du skal have tilladelse fra ejeren af banen eller hallen, altså klubben, skolen eller kommunen. Sælger du mad, kan der gælde særlige regler; tjek med kommunen.
• Lotteri og musik: Et amerikansk lotteri og musik, der spilles offentligt ved åbningen eller i pauserne, kan kræve tilladelse eller en aftale om rettigheder. Tjek reglerne i din klub og kommune, før du selv sætter noget i gang. (I Tyskland skal offentlig musik for eksempel anmeldes til GEMA.)
• Registrering: Klubber registrerer deres stævner i DBU’s KlubOffice. Tjek med din lokalunion, hvad der gælder for jeres stævne.

Er du i tvivl, afklarer du punkterne via klubben, lokalunionen og kommunen, helst nogle uger før stævnet.

Så snart datoen ligger fast: invitationer og dommere

Så snart dato og format ligger fast, sender du invitationerne ud og spørger efter dommere. Målet: i de følgende uger at samle så mange bindende tilmeldinger, at deltagerfeltet er på plads ved tilmeldingsfristen.

Det skal stå i invitationen

En god invitation er én PDF eller én mail med præcis disse punkter:

• Dato, klokkeslæt, sted, rutevejledning med parkering
• Aldersgruppe og største tilladte trup
• Turneringsformat og planlagt spilletid pr. kamp
• Tilmeldingsgebyr og betalingsmåde
• Tilmeldingsfrist (fast, ikke »ca.«)
• Hvad klubberne selv tager med (reservetrøjer, egne bolde, drikkedunke)
• Hvad arrangøren stiller med (bolde, dommere, drikkevarer, frokost)
• Dit mobilnummer og din mail til spørgsmål

Håndter tilmeldinger og før venteliste

Regn med 10 til 20 procent afbud, også efter bindende tilmelding. Før derfor fra første dag:

1. Hovedliste: alle bekræftede hold med kontaktperson
2. Venteliste: hold, der gerne vil være med, men ikke har fået plads
3. Status pr. hold: inviteret, tilmeldt, gebyr betalt, truppens størrelse meldt ind

Et simpelt regneark er nok. Det eneste vigtige er, at du inden for fem minutter ved, hvem du skal ringe til, når et hold melder afbud to dage før.

Forældrekommunikation: tre mails fra tilmeldingsfristen til stævnedagen

Forældrene er stævnets usynlige målgruppe. De kører børnene, holder drikkedunke, tager vagter i kiosken og ringer om morgenen på stævnedagen, når de har glemt adressen. Tre mails med fire uger, én uge og to dage til stævnet giver markant færre spørgsmål på stævnedagen.

Tommelfingerregler for indholdet i hver mail:

• Mail 1 (4 uger før) er en »sæt kryds i kalenderen«, ikke en fuld briefing. Sender du for mange detaljer her, bruger du den opmærksomhed, som den vigtigere mail 2 skal have.
• Mail 2 (1 uge før) er arbejdsmailen. Kampprogrammet som PDF, ikke et link til en side, der måske er nede lige før stævnet. Pakkelisten i punktform, ikke som løbende tekst.
• Mail 3 (2 dage før) er en sms-kort besked. Højst tre sætninger: mødetid, nødnummer, adresse. Bliver den længere, forsvinder den i hovedet på læseren.

Skabeloner til alle tre mails ligger i arbejdsbogen.

Den anden halvdel af forældrekommunikationen er tonen ved sidelinjen. At heppe i stedet for at coache, respekt for de unge dommere og klapsalver til begge hold afgør stemningen til stævnet mere end nogen anden regel. De fire adfærdsregler og et færdigt opslag til at printe finder du i guiden forældre ved sidelinjen.

Find og betal dommere

I børnefodbolden til og med U12 rækker det ofte med en træner, der ikke selv har et hold på banen, så længe reglerne er klare. Fra U13, hvor resultater og stillinger vises, betaler en neutral dommer pr. kamp sig. Tre kilder giver pålidelige dommere:

• Spørg gennem klubben eller lokalunionen, hvordan du får dommere, så snart datoen ligger fast. I Tyskland er fristen typisk seks uger før; tjek, hvad der gælder hos dig.
• Sæt unge dommere fra klubbens egne U18/U19-spillere på, mod et lille honorar. Det fungerer godt til stævner for U10 til U13 med klare regler.
• Lad trænerne fra de hold, der har pause, skiftes, hvis budgettet er stramt. Aftal det med alle trænerne på forhånd, ellers bliver det til diskussion på stævnedagen.

Tabellen nedenfor viser honorarer fra tysk breddefodbold (2025, anbefalinger fra de tyske regionale forbund), fordi det er dem, kilden bygger på. Det er ikke danske satser; spørg i din klub eller lokalunion, hvad dommere får hos jer. Brug tabellen til at se forholdet mellem aldersgrupperne, ikke til at sætte et beløb:

Oplys beløbet i henvendelsen til dommerne, ikke på stævnedagen. Til et halvdagsstævne er du erfaringsmæssigt på den sikre side med to dommere og 50 til 80 euro pr. person (tysk niveau), uden købslåen og uden skuffelser.

Regneeksempel for et U13-halvdagsstævne, 8 hold, 15 kampe à 10 minutter, 5 timer i alt, én bane (samme tyske euroniveau som ovenfor):

Med 8 hold giver det omkring 15 € i dommerandel pr. hold, hvilket som regel kan dækkes af tilmeldingsgebyret. Inviterer du dommeren med »forplejning inklusive« og glemmer maden på stævnedagen, er det pinligt. Sæt hellere 7 € pr. person af, og hav rundstykker og drikkevarer klar.

En skabelon til dommerhenvendelsen med et felt til honoraret finder du i arbejdsbogen.

4 uger før: kampprogrammet er hjertet

Kampprogrammet afgør, om dit stævne bliver husket som glat eller kaotisk. Det er ikke bare et regnestykke, men et værktøj til fem forskellige situationer: afvikling, kommunikation, afbud, resultatindberetning og stilling.

Beregn tidsbudgettet rigtigt

Grundformlen (hver kamp har to hold, derfor ÷ 2):

Ren spilletid = (hold × kampe pr. hold ÷ 2 × (spilletid + buffer)) ÷ baner samtidig

Til 8 hold, to puljer med fire hold, 10 minutters spilletid plus 2 minutters buffer, én bane:

• Puljespil: 8 × 3 ÷ 2 × 12 min = 144 min (12 puljekampe)
• Semifinaler + finale: 3 × 12 min = 36 min
• Opvarmning, præmieoverrækkelse, omstilling: 30 min

I alt: 210 minutter, altså tre og en halv time. Læg mindst 15 minutters ekstra buffer ind. Også en straffesparkskonkurrence eller en skadespause koster tid, og den henter du ikke ind igen senere.

Har du brug for antallet af kampe ved andre holdantal eller ved rent alle mod alle, finder du tabellen med formel og antal kampe for 3 til 20 deltagere i søsterartiklen.

Fastlæg reglerne før stævnet, ikke undervejs

Skriv et regelark på én side, og send det med invitationen, ikke først med kampprogrammet. Otte punkter skal stå på det, så intet skal diskuteres på stævnedagen:

1. Spilletid pr. kamp, og om der spilles forlænget spilletid.
2. Udskiftning (løbende eller i pausen, flyvende udskiftninger ja eller nej).
3. Rangering ved pointlighed i puljen (indbyrdes kampe, målforskel, scorede mål, straffesparkskonkurrence): fastlæg rækkefølgen entydigt.
4. Håndtering af røde kort: gælder karantænen den næste kamp eller hele stævnet?
5. Ventetid ved forsinkelse, før en kamp dømmes tabt 0–3 (forslag: 5 minutter i festivalformat, 10 minutter i et klassisk stævne).
6. Regel ved trukket hold: 0–3 i alle holdets kampe, kampprogrammet står ved magt.
7. Hvem afgør en omstridt kamp: Til og med U12 rækker det med trænerne som fælles kampledere; fra U13 afgør dommeren på banen og bagefter stævneledelsen.
8. Hvad sker der ved afbrydelse på grund af vejret: hvad sker der med kampe, der allerede er spillet (tæller), og med dem, der mangler (udgår)?

Én side, otte punkter, færdig. Reglerne behøver ikke at være perfekte, de skal bare være afklaret før stævnet. En færdig skabelon til regelarket ligger i arbejdsbogen.

Digitalt kampprogram i stedet for Excel

Før i tiden betød »kampprogram« en A3-udskrift fra Excel og en kuglepen i klubhuset. I dag forventer holdene data i realtid på mobilen: aktuel stilling, næste kamp, resultatet af forrige kamp, tidspunktet for semifinalen. Tre værktøjer er realistiske i praksis, med klare fordele og ulemper:

Forskellen er ikke komfort, men færre fejl. Et kampprogram på papir, hvor du om morgenen på stævnedagen skal flytte et hold fra pulje A til B, fordi nogen har meldt afbud, koster dig 30 minutter og en god portion nerver. Et digitalt værktøj flytter holdet på sekunder og regner stillingen om automatisk.

Et konkret eksempel fra praksis: Til et stævne med 10 hold melder et hold afbud to dage før, og et reservehold rykker ind. I Excel betyder det: hele kampprogrammet printet på ny, ny PDF til alle trænere, mindst en times arbejde. I onlineværktøjet: Byt holdet ud i holdlisten, linket til kampprogrammet er det samme, og alle trænere ser de opdaterede kampe på mobilen med det samme. Ti minutter i stedet for over en time.

Med AreaCopa opretter du turnering, puljer og kampprogram én gang, deler ét link med alle trænere og forældre og fører resultaterne ind direkte på mobilen. Hvad det gratis værktøj kan, og hvordan du kommer i gang på to minutter, kan du se på siden om turneringsappen.

1 uge før: udstyr og sidste forberedelser

Forbered dig ikke fredag aften. Den hyppigste sætning om morgenen på stævnedagen er »hvor er boldpumpen egentlig?«. Planlæg tre dage før, og læg en liste ved siden af, så du stadig kan nå at skaffe det, der mangler.

Udstyrsliste

Fire kategorier, fire personer med clipboard. Vil du hellere krydse af på en liste, finder du den opdelte version i arbejdsbogen.

Vigtigt om målsikkerheden: Mini- og småbanemål skal sikres mod at vælte (sandsække, jordspyd eller tunge vægte). I Tyskland kræver DFB det udtrykkeligt i sin vejledning om konkurrenceformer i børnefodbold (september 2024, s. 19), og uanset regler er det en kontrol, du bør lave før første kamp. Et mål, der vælter, er en af de hyppigste årsager til alvorlige ulykker i børnefodbold.

Forplejning: udvalg og kalkule

Forplejningen er ikke en bisag ved et klubstævne, men ofte den anden indtægtskilde ved siden af tilmeldingsgebyret. Kaffe og kage, pølser og sodavand indbringer i godt vejr hurtigt mere end gebyrerne. Tre ting afgør, om det lykkes: en kageplan, hvor hver familie bager en plade, en pengekasse med nok småpenge fra første salg og mindst to faste personer ved grillen og udleveringen, så køen ikke bryder sammen i pausen. Regn med én drik og én portion pr. barn med følge for hver to timer.

Vejr og plan B

Til udendørsstævner: Fastlæg en regel for afbrydelse før stævnet. Eksempel: »Ved vedvarende regn fra kl. 9 flytter vi ind i hal X; beslutningen træffes senest kl. 7.30 og meldes ud i gruppechatten.« En spontan afbrydelse kl. 11 på grund af regn er enhver arrangørs mareridt, fordi intet er forberedt.

På stævnedagen: afvikling og roller

Det bedste kampprogram er intet værd, hvis én person har otte roller på én gang på stævnedagen. Fordel opgaverne på forhånd på mindst tre personer.

Til kampledelsen hører også børnenes sikkerhed på stævnedagen. Udpeg en førstehjælpsansvarlig med en pakket kasse, og hav RICE-princippet klar til stumpe skader (ro, is, kompression, elevation). Ved mistanke om hovedskade, knoglebrud eller kredsløbssymptomer gælder straks afbrydelse og opkald til 112, uanset resultatet. Hvor mange kampe et hold kan tåle pr. dag, hvordan opvarmningen efter FIFA 11+ Kids halverer skaderne, og hvad du skal være opmærksom på i varme, står udførligt i guiden belastning og skadesforebyggelse ved børne- og ungdomsstævner.

Opstillingsplan (første kamp kl. 10.00)

• 07.30: arrangørgruppen på plads, tjek nøgler og omklædningsrum
• 08.00: kridt banerne op, tjek målene, pump boldene
• 08.15: stil kiosken op, sæt kage og drikkevarer frem
• 08.30: de første hold ankommer, fordel omklædningsrum, opkræv tilmeldingsgebyr
• 09.00: trænermøde, del regelarket ud, afklar spørgsmål
• 09.30: opvarmning på banerne
• 10.00: første fløjt i første kamp

Roller i arrangørgruppen

Tre til fem personer dækker alle opgaverne. Det vigtige er ikke antallet, men at hver rolle har et ansigt før stævnet, og at tre ting står på et kort: navn, opgaver, stedfortræder.

Alle bærer den samme trøje eller en refleksvest. Forældre og trænere skal kunne se på tre meters afstand, hvem de kan spørge.

Den, der tager dobbeltrollen »stævneledelse plus kampprogramansvarlig« (meget klassisk ved klubstævner), bliver overbelastet, når der opstår en krise. Hellere tre roller, der reelt er besat, end fem, der kun står på papiret.

Huskekort til stævnedagen: pointlighed, rødt kort og udeblevne hold

Tre situationer dukker op ved hvert andet stævne og koster tid, hvis beslutningen ikke er klar på forhånd. Print svarene på et kort til stævneledelsen. Skabelon i arbejdsbogen.

Pointlighed i puljen (rangering i denne rækkefølge):

1. Indbyrdes kampe (vinderen af kampen mellem de to hold går foran)
2. Målforskel i alle puljekampe
3. Scorede mål i alle puljekampe
4. Straffesparkskonkurrence med 3 skytter pr. hold, derefter én ad gangen

Rækkefølgen er udbredt i tysk turneringsfodbold, som kilden bygger på. Tjek, hvilken rækkefølge der bruges i jeres rækker i lokalunionen, og skriv den, I vælger, på kortet. Kortet skal sige tydeligt: »i denne rækkefølge«. Ellers bliver der diskuteret.

Rødt kort under stævnet:

• Spilleren forlader banen med det samme, og holdet spiller 5 minutter med én spiller mindre.
• Karantæne i den næste kamp i stævnet (standard).
• Ved voldelig adfærd eller grov fornærmelse: udelukkelse resten af stævnet og indberetning efter de regler, der gælder i din lokalunion.

Hold, der udebliver på stævnedagen (tilmeldt, men ikke mødt op):

• 0–3 i alle holdets kampe, også dem, der allerede er spillet (sådan gør man i tysk turneringsfodbold).
• Kampprogrammet står ved magt, og de følgende kampe spilles; de berørte modstandere får automatisk 3–0.
• Er holdet ikke mødt op, når dets anden kamp er fløjtet i gang, er det endeligt trukket.

De tre regler skal være meldt ud i regelarket på forhånd. Afgør du dem spontant på stævnedagen, risikerer du ophedede diskussioner med trænere, der har deres eget syn på, hvad der er »normalt«.

Tre korte regneeksempler, du kan have med på huskekortet:

• Pointlighed: I pulje A har hold 1 og hold 2 hver 6 point efter tre kampe. Indbyrdes kamp: Hold 1 vandt 2–1. Dermed vinder hold 1 puljen, uden diskussion om målforskel. Var den indbyrdes kamp endt 0–0, ville målforskellen afgøre det, ved lighed de scorede mål og derefter en straffesparkskonkurrence med 3 skytter.
• Rødt kort: En U13-spiller får rødt i semifinalen for at stoppe en oplagt scoringschance. Karantæne i finalen samme dag. Havde det været voldelig adfærd (et slag, et bevidst spark efter fløjt), ville spilleren efter tyske regler også være udelukket fra næste stævne, og en indberetning til dommerudvalget ville være obligatorisk; tjek, hvad der gælder i din lokalunion.
• Udeblivelse: Et hold møder ikke op til sin tredje puljekamp. Kampen dømmes 0–3 til modstanderens fordel. Holdets første kamp (vundet 2–1) og anden kamp (tabt 1–2) omregnes bagefter også til 0–3 mod det udeblevne hold, som reglen ovenfor siger. Ellers ville de hold, der nåede at møde det, stå med andre resultater end dem, der fik 3–0 uden at spille, og det ville skævvride puljen.

Liveresultater og gennemsigtighed

Ingen gider længere gå hen til A3-arket på opslagstavlen ved klubhuset. I en tid med data i realtid forventer deltagerne at kunne se stilling og næste kamp på mobilen. Et digitalt værktøj leverer det automatisk:

1. Stillinger i realtid: Hvem fører puljen? Hvem går i semifinalen?
2. Gennemsigtighed: ingen diskussion længere om målforskel eller indbyrdes kampe.
3. Aflastning: færre spørgsmål til stævneledelsen, mere tid til selve stævnet.

Til og med U12 viser du kampprogram og kampstart, men hverken resultater eller stillinger – fra U8 kan resultaterne godt registreres, de skal bare ikke vises. Stillinger i realtid hører til stævner fra U13.

Efter stævnet: præmieoverrækkelse og opfølgning

Stævnet slutter ikke med slutfløjtet. To ting afgør, om trænere og forældre kommer igen næste år.

Sådan gør du præmieoverrækkelsen god

• Alle hold på banen, ikke kun de tre bedste
• Diplomer eller medaljer til hvert barn, ikke kun vinderholdet
• Kort tale (to minutter, ikke ti), nævn klubberne ved navn, tak dommerne
• Planlæg et fotoøjeblik, forældrene sætter pris på et fælles billede

Hvilke pokaler, medaljer og diplomer der kan betale sig til hvilken stævnestørrelse, og hvad de typisk koster, finder du i detaljer i vores guide til præmier og pokaler.

Opfølgning for dig selv

Dagen efter stævnet, når følelserne har lagt sig, 20 minutter med en notesblok:

• Hvad fungerede organisatorisk, og hvad gjorde ikke?
• Hvilke tre ting ville jeg gøre anderledes næste gang?
• Hvilket hold var nemt at have med at gøre, og hvilket var besværligt?
• Holdt de buffere, jeg havde lagt ind?

Disse noter, skrevet efter hvert stævne, gør dig inden for et år til en erfaren stævnearrangør. Uden noter glemmer du netop de små ting, der kostede dig nerver på stævnedagen.

Evaluering på 45 minutter med arrangørgruppen dagen efter

I stedet for at sidde alene med notesblokken: Sæt dig sammen med arrangørgruppen i 45 minutter dagen efter stævnet, over en kop kaffe, ikke i klubhuset. En kort, styret runde giver tre gange så meget indhold som noter hver for sig.

Otte spørgsmål er nok som skabelon (ligger i arbejdsbogen):

1. Holdt kampprogrammet? Hvis ja, hvor var det stramt; hvis nej, hvorfor?
2. Var opstillingsplanen realistisk? Hvor blev det trangt, hvor var der luft?
3. Hvilken rolle var over- eller underbelastet? Konkrete personer, ikke kategorier.
4. Hvor mange spørgsmål kom der fra forældrene? En indikator for mail 1–3.
5. Hvor mange afbud i sidste øjeblik kom der? Og hvordan fungerede ventelisten?
6. Hvordan gik det i kiosken? Mængder o.k., pant o.k., stemte kassen?
7. Var der skader? Hvis ja, hvor, hvor alvorlige, og hvem tog sig af dem?
8. Hvad ville vi ikke gøre igen næste gang, og hvad skal vi helt sikkert gøre?

Skriv svarene ned med det samme, ikke »dokumentere senere«, for det sker aldrig. En styret refleksion med hele gruppen får også de stille stemmer frem (kiosk, førstehjælp), som ikke kom til orde i den kaotiske afslutning på stævnedagen.

Sådan kan det se ud i praksis, et forkortet eksempel fra et klubstævne med 10 hold:

Kampprogramansvarlig: »Kampprogrammet holdt frem til kamp 11, så kom vi 12 minutter bagud, fordi straffesparkskonkurrencen i semifinalen tog længere tid end planlagt.«

Stævneledelse: »Opstillingsplanen var for stram. Kl. 7.30 var for sent til fire hjælpere. Næste gang starter vi kl. 7.00.«

Kiosk: »Vi løb tør for byttepenge fra kl. 11.30, fordi reservekassen lå i klubhuset og ikke ved boden. Næste gang henter vi den over på forhånd.«

Førstehjælp: »To bagateller og en forslåning. Ingen større hændelser. Men forbindingskassen stod ikke centralt, jeg måtte lede. Den skal ligge ved arrangørbordet, ikke i udkanten.«

Opstilling og nedtagning: »Sikringen af målene med sandsække fungerede godt og tog ikke engang en time. Der manglede skilte; med tre baner ved ingen, hvor bane 2 er.«

Tre konkrete konsekvenser af denne opdigtede, men typiske runde: start opstillingen 30 minutter tidligere, reservekassen med ved boden, førstehjælpskassen centralt. De tre punkter havner i et erfaringsdokument til næste stævne. Efter tre stævner har du et erfaringsbibliotek, du kan give videre til din efterfølger, hvis du trækker dig fra arrangørgruppen.

Vil du prøve formatet med hele holdet, finder du i artiklen om peptalk i ungdomsfodbold idéer til struktureret refleksion i holdet.

Opsummering: mindre stress, mere fodbold

At arrangere et fodboldstævne behøver ikke at være en stressfaktor. Forskellen mellem et kaotisk og et vellykket stævne ligger næsten altid i forberedelsen de tolv uger før, ikke i heltegerninger på selve stævnedagen.

Med en klar tidsplan, et gennemtænkt budget, en udstyrsliste og et digitalt værktøj til kampprogrammet giver du hold og forældre en professionel ramme. Du sparer tid, når kampprogrammet skal laves, får færre fejl på stævnedagen og slipper for følelsen om aftenen af kun at have slukket ildebrande og improviseret.

Er du klar til dit næste stævne?

Vil du lave kampprogrammet direkte online i stedet for at vedligeholde et Excel-ark, så gå direkte til kampprogramgeneratoren: skriv holdene ind, vælg format, del livelinket.

Download: tjekliste eller arbejdsbog

To downloads hører til denne guide. Hvilken du har brug for, afhænger af, hvor meget forberedelse der venter dig før stævnedagen.

Tjeklisten er én enkelt A4-side med de obligatoriske punkter fra 12-ugersplanen. Print den, hæng den på køleskabet i klubhuset, eller læg den på dit clipboard. Afsnittene følger præcis opbygningen i denne artikel: 12 uger før, 8 uger før, 4 uger før, én uge før, på stævnedagen, efter stævnet. Format: til at krydse af, ingen dikkedarer. God, hvis du har arrangeret stævnet én gang før og bare har brug for en huskeliste.

Arbejdsbogen er skabelonen på 15 sider til at udfylde. God, hvis du arrangerer et stævne for første eller anden gang og har brug for konkrete skabeloner i stedet for et blankt ark. Indhold:

• Budgetark med alle poster til at udfylde
• Skabelon til sponsorbrev
• Tre skabelontekster til forældremails til 4 uger, 1 uge og 2 dage før
• Skabelon til dommerhenvendelse med honorarlogik
• Regelark med de otte obligatoriske punkter til at udfylde
• Udstyrsliste efter sport, organisering, kiosk og nødsituationer
• Fem rollekort til at klippe ud til arrangørgruppen
• Huskekort til stævnedagen om pointlighed, rødt kort og udeblevne hold
• Evalueringsark til 45 minutter til opfølgningen dagen efter